¿Quieres ser más productivo? Así es como los ejecutivos de Google manejan sus agendas Estas cinco tácticas desde dentro de Google te ayudarán a concentrarte y proteger tu tiempo.

Cuando un ejecutivo de Google se siente improductivo, tiene un arma secreta: puede llamar al experto interno en productividad de la empresa para pedir ayuda.

Su nombre es Laura Mae Martin. Comenzó en ventas en Google y fue tan eficiente que finalmente se trasladó a la oficina del CEO, en donde entrena a los altos ejecutivos sobre cómo gestionar su tiempo. Ella comienza pidiéndoles a los ejecutivos que identifiquen sus tres prioridades y luego los pone a trabajar.

"Después de preguntar a un ejecutivo que estoy entrenando cuáles son sus tres principales prioridades", escribe Martin en su nuevo libro, Uptime, "imprimo su calendario de las últimas semanas. Les doy un marcador y les pido que rodeen cada reunión, tarea o tiempo de trabajo individual que esté relacionado con esas tres prioridades. Rápidamente empieza a quedar claro si el tiempo que invierten en el trabajo está alineado o no con las prioridades".

Si con frecuencia sientes que tus días están fuera de control, o si estás sumando más elementos de los que estás tachando en tu lista de pendientes, es posible que desees realizar el mismo ejercicio.

Y eso es solo el comienzo.

Platiqué con Martin para mi podcast, Problem Solvers, en donde discutimos cómo identificar tus prioridades, cómo decir no a las cosas que no coinciden con ellas y cómo crear un "embudo de listas" para mantenerte en el camino.

Puedes escuchar nuestra conversación (en inglés) en el reproductor de arriba. O leer los cinco consejos breves de su libro Uptime que me parecieron especialmente reveladores.

1. Cómo limpiar tu lista de tareas

Si tu lista de tareas pendientes se ha vuelto demasiado extensa, Martin sugiere crear una lista con literalmente todo lo que crees que podrías o deberías estar haciendo. Luego, ella escribe:

Identifico aproximadamente un tercio de las cosas en la lista que tienen la menor prioridad. Generalmente esas son cosas que han estado en mi mente para hacer durante un tiempo y siguen siendo transferidas de lista en lista sin hacerse. Luego, para cada uno de esos elementos del tercio inferior, me pregunto:

¿Qué es lo peor que podría pasar si nunca hiciera esto? ¿Hay alguna otra manera de que se haga sin tener que hacerlo yo? ¿Hay alguna manera de hacerlo a medias y seguir adelante?

Estas preguntas pueden ayudarte a delegar, simplificar y tomar atajos cuando se pueda.

Esas preguntas, dice, te ayudarán a decidir qué tareas vale la pena delegar a otra persona, simplificar o incluso omitir por completo.

2. Cómo planificar para tareas urgentes

He aquí un problema familiar: tu día está lleno de reuniones y luego surge algo urgente. ¿Cuándo se supone que debes hacer eso urgente? Tienes dos opciones: puedes cancelar una de tus reuniones o trabajar hasta tarde en la noche.

Aquí hay una mejor manera: aparta un "bloque de tiempo urgente" en tu calendario todos los días. Martin explica cómo le funciona esto a Thomas Kurian, CEO de Google Cloud:

Lo fija a la misma hora todos los días. De esta manera, si surgen cosas urgentes, siempre hay tiempo para enfrentarlas sin afectar el resto de su calendario. Además, su equipo sabe que este bloque de tiempo es el mismo todos los días, por lo que cualquiera que necesite hablar urgentemente con él puede planear su tiempo tomando esto en cuenta. Si no surge nada urgente, esto se convierte en su tiempo de trabajo o en una oportunidad para revisar correos electrónicos. Esto es similar a las horas de oficina que tienen los profesores universitarios. Siempre está disponible y siempre a la misma hora, pero si nadie viene a charlar, se convierte en tiempo para trabajar.

Martin dice que otro ejecutivo de Google hace lo mismo, pero con una diferencia notable. La ejecutiva no le dice a su equipo cuándo es el bloque urgente. De esta manera, si nadie lo necesita, puede usar ese tiempo para sí misma.

3. Cómo concentrarse en cosas más grandes

Si tienes algo importante que hacer, bloquea tiempo para ello en tu calendario. Pero a veces, escribe Martin, deberías bloquear un día entero para no hacer nada en particular:

No subestimes el valor que tiene un día sin planificar de vez en cuando. Si tienes la capacidad de tener un día sin reuniones en tu agenda, ¡tómalo! Un día sin reuniones ni compromisos es muy diferente de un día con incluso una sola reunión de treinta minutos a las 2:00 de la tarde. Por alguna razón, tener incluso solo un compromiso se siente como más de 30 minutos, porque tu día entero aún tiene que fluir en torno a ello.

Esto, escribe Martin, te ayuda a sentir "el control total de lo que necesitas hacer y cuándo quieres hacerlo, y te reconecta con tus patrones naturales de productividad".

4. Cómo abordar grandes proyectos

¿Tienes un gran proyecto que no puedes completar de una sola tirada? A veces es difícil comenzar proyectos como este porque parecen tan abrumadores, y es aún más difícil seguir trabajando en ellos día tras día.

Prueba esto, escribe Martin: Detente a la mitad.

Cuando estás trabajando en una tarea más grande y continua que no puede completarse de una tirada, generalmente se siente bien encontrar un punto natural para detenerse, como enviar un correo electrónico o terminar con una sección del proyecto. En ese punto te alejas y lo dejas hasta la próxima vez, cuando iniciarás en el principio de una nueva sección. Irónicamente, eso crea otro punto de inicio que tu cerebro tiene que superar. Es como si estuvieras comenzando una tarea grande de nuevo. Otra opción es interrumpir lo que estás haciendo a mitad del proceso, pues así te será más fácil retomar y seguir con la tarea, porque tienes claro cuál era el siguiente paso.

Martin dice que hizo esto con su libro. En lugar de detenerse al final de un capítulo, se detenía a la mitad de él, lo que hacía que fuera más fácil retomar el trabajo al día siguiente. "Si estás trabajando en proyectos grandes de varios pasos", aconseja, "intenta detenerte en un punto en el que tu cerebro ya sepa qué es lo siguiente que debe hacer".

5. Cómo hacer tus reuniones más eficientes

Las reuniones pueden prolongarse, pero ¡no tienen por qué hacerlo! Martin sugiere crear tiempos de reunión más cortos, como revisiones de 15 minutos, lo que obliga a todos a ser más concisos y enfocados. "La escasez genera innovación", escribe.

Ella ofrece como ejemplo las Lightning Talks de Google:

Una de mis actividades frecuentes favoritas en Google son las Lightning Talks, donde los presentadores tienen una diapositiva y tres minutos para enseñarle algo a la audiencia, conseguir apoyo para su idea, practicar una presentación de ventas u ofrecer una actualización sobre un proyecto. Las presentaciones se cronometran de manera automática para que después de tres minutos, aparezca la siguiente diapositiva y seas "expulsado" del escenario. La audiencia tiene instrucciones de aplaudir enérgicamente cuando vea la siguiente diapositiva para que los presentadores sepan que es hora de irse.

Es sorprendente lo mucho que se comunica cuando el presentador sabe de antemano que solo tiene tres minutos para causar un impacto. Recortan lo que les sobra A sus presentaciones; hacen su única diapositiva visualmente estimulante y compacta, incluyendo solo los elementos más importantes. Tienen una oportunidad para causar un impacto y la aprovechan al máximo. Sin mencionar que la audiencia está altamente comprometida porque la información es concisa y no se les pide que escuchen nada superfluo.