Este es el mal hábito laboral que podría estarte robando 72 días de tu tiempo cada año Te decimos cómo saber si eres culpable y cómo recuperar esos preciosos días.

Mientras estaba de vacaciones, tuve una revelación sobre cómo manejar mi desbordada bandeja de entrada de correo electrónico.

De un tiempo atrás, había estado cumpliendo religiosamente con el objetivo de tener cero correos en la bandeja de entrada, practicando estrategias como responder a e-mails aparentemente rápidos en cuanto llegaban y leer atentamente cada mensaje para después responderlo o archivarlo. No puedo negar mi satisfacción al sentir que había revisado cada correo electrónico.

Al mismo tiempo, pasaba horas revisando mi bandeja de entrada todos los días. Con frecuencia los correos electrónicos simples resultaban no ser tan simples, requiriendo de investigación, recopilación de opiniones de algunos colegas y, finalmente, de la redacción de una respuesta. Estaba alcanzando mis objetivos de correo electrónico, ¿o no?

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Luego, durante unas vacaciones familiares, decidí asignarme solo una hora al día para gestionar mis correos electrónicos laborales. Desactivé las notificaciones excepto para algunos asuntos urgentes. De lo contrario, revisaba mi bandeja de entrada una vez cada tarde, justo antes de cenar.

Al final de nuestras vacaciones familiares, me sentí más renovado de lo que había estado en mucho tiempo. Para mi sorpresa, nada se me había escapado. Esto me llevó a pensar: si pudiera implementar algunas de mis estrategias de vacaciones todos los días, perdería mucho menos tiempo en el correo electrónico.

Según McKinsey, el profesional promedio pasa el 28% del día laboral leyendo y respondiendo correos electrónicos, lo que equivale a 2.6 horas al día y 13 horas a la semana. ¡Eso es aproximadamente un día y medio de trabajo a la semana y seis días al mes! No hace falta decir que el correo electrónico está erosionando nuestra efectividad en la oficina. Pero hay maneras de hacer que tu bandeja de entrada trabaje para ti en lugar de que sea al revés. Aquí hay algunas estrategias que me han parecido efectivas para recuperar el tiempo perdido en los correos electrónicos.

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Usa filtros

Tu bandeja de entrada no debería ser tratada como un vertedero de correos electrónicos inútiles. Los elementos no accionables, incluyendo esos viejos boletines que nunca leerás, deberían archivarse o eliminarse. Dicho esto, la investigación indica que archivar correos electrónicos en muchas carpetas (de manera manual y usando un mouse) toma once minutos al día. Es seguro asumir que archivar con un panel táctil también desperdicia una cantidad comparable de tiempo. Los filtros de correo electrónico, por otro lado, funcionan un 50% más rápido que usar un mouse.

Utilizo la función de filtro de Gmail para organizar todos los correos electrónicos de baja prioridad, como boletines informativos y esas ofertas de suscripción "especiales". De esa manera, mi bandeja de entrada de alta prioridad contiene solo mensajes que me interesan y que requieren acción de mi parte. Con un flujo de bandeja de entrada drásticamente reducido, nunca me preocupo si me perdí algo crítico.

Generalmente, puedes encontrar instrucciones técnicas para configurar filtros con tu cliente de correo electrónico en línea. Antes de hacer eso, piensa cómo te gustaría filtrar. Yo filtro según mis prioridades, pero a otros les parece útil categorizar según lo que requiere una respuesta.

Este es otro ejemplo de la revolución sin código, donde la tecnología te permite desarrollar herramientas para hacer tu vida más fácil sin ser un desarrollador.

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Crea plantillas de correo electrónico

Como cualquier emprendedor te dirá, ningún día en el trabajo es igual. Las empresas, y especialmente las startups, son organismos dinámicos. Siempre hay nuevos usuarios, nuevas preocupaciones, nuevos socios comerciales y nuevos empleados. A medida que mi empresa creció de estar yo solo a contar con más de 550 empleados en todo el mundo, me enfrenté a nuevos desafíos todos los días. Sin embargo, noté que mi bandeja de entrada solía estar inundada con solicitudes similares. Me encontré escribiendo los mismos correos electrónicos una y otra vez, hasta que descubrí la magia de ahorro de tiempo de las plantillas de correo electrónico.

En mi nuevo libro, una de las automatizaciones que recomiendo es construir plantillas de correo electrónico. Para empezar, haz una lista de los tipos de correos electrónicos y preguntas que recibes con frecuencia. Luego, agrupa la lista completa en categorías. Usa Google Docs o cualquier software de procesamiento de texto para preparar plantillas para cada categoría. Después guarda las plantillas en tu programa de correo electrónico con etiquetas fáciles de reconocer. Aquí es donde se da el ahorro de tiempo: cada vez que recibas una consulta que coincida con una categoría, actualiza la información del destinatario en la plantilla y envía el correo electrónico.

Es una inversión mínima de tiempo al principio que finalmente conduce a ahorros significativos.

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Busca establecer límites

Cuando decidí modificar mi enfoque en torno a los correos electrónicos, no cambié radicalmente de la noche a la mañana. Desactivar las notificaciones había funcionado en vacaciones, pero sabía que no podía hacerlo durante la jornada laboral. Así que empecé despacio, silenciando las notificaciones fuera del horario laboral regular y manteniéndolas apagadas en casa. En lugar de estar pendiente de mi correo electrónico todo el día, cerraba la pestaña (especialmente cuando necesitaba concentración profunda) y lo revisaba una vez por hora. Según Harvard Business Review, los profesionales checan su correo electrónico en promedio 15 veces al día o cada 37 minutos. Si estas personas revisaran su correo electrónico cada hora podrían eliminar seis revisiones de correo electrónico de su día. Ser intencional sobre estos cambios, aunque sean pequeños, puede sentirse revolucionario.

En mi caso, estos pequeños pasos me permitieron ahorrar tiempo en el correo electrónico y dedicar más atención a tareas más significativas en las que estaba involucrado, o como yo lo llamo, "las cosas importantes".

Prioriza la tarea más importante del día

No es ningún secreto que vivimos ahogados en el trabajo ocupado. Para mí, uno de los principios para reducir el trabajo ocupado, como el correo electrónico, es mantener las tareas más importantes en un primer plano en mi cabeza. No estoy hablando de los asuntos más urgentes ni de los frutos más accesibles, sino de las tareas que tendrán un impacto en tu carrera o tu negocio, ya sabes, como escribir ese artículo provocador o encontrar la innovadora actualización para tu producto.

Cada día, cuando llego a la oficina, considero mi tarea más importante. La escribo en una nota adhesiva y la pego en la parte inferior del monitor de mi computadora. De esa manera, cada vez que estoy tentado a meterme a mi correo electrónico sin pensar, me recuerdo las cosas más críticas que merecen mi atención.

Los correos electrónicos son la forma de comunicación más útil de nuestra época y, al mismo tiempo, potencialmente la más perjudicial. Si no tienes cuidado, "solo revisarlo" puede robar horas invaluables de tu semana laboral. Con algo de intención, puedes recuperar ese tiempo y obtener lo mejor de tu bandeja de entrada, y preocuparte menos por si está vacía.