7 estrategias para ser más productivo en 2024, según una gurú de la gestión del tiempo Desde programar la hora a la que te vas a dormir hasta tomarte tiempo para ti, estas son maneras de hacer que este año cada hora cuente.

Buenas noticias: un año habitualmente tiene 8,760 horas. En 2024, habrá 8,784 horas, lo que significa que obtendrás 24 horas extra.

¿Cómo te aseguras de que ese tiempo extra, y todo el tiempo, se utilice de manera más sabia? Buscando ofrecerte algunos consejos prácticos para hacer del 2024 tu año más productivo, hablé con Laura Vanderkam, gurú de la productividad, podcaster y autora de varios bestsellers sobre el tema, incluyendo el más reciente: Tranquility by Tuesday: 9 Ways to Calm the Chaos and Make Time for What Matters (Tranquilidad para el martes: 9 formas de calmar el caos y darte tiempo para lo importante).

Vanderkam se basa en la investigación y su propia experiencia como profesional de tiempo completo y madre de cinco hijos (¡sí, cinco!). Aquí te ofrece algunas maneras de aprovechar al máximo tu día. Para escuchar toda nuestra entrevista (en inglés), visita el podcast Write About Now.

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1. Dale seguimiento a tu tiempo

"Cuando las personas dicen que quieren usar mejor su tiempo, lo primero que les digo es que averigüen en dónde se está yendo ahora", dice Vanderkam. "Porque si no sabes a dónde se está yendo tu tiempo, ¿cómo sabes si estás cambiando lo correcto?"

Ella sugiere hacer un seguimiento de cómo pasas cada día desde las 5:00 am hasta las 4:30 pm durante toda una semana. Esto te proporcionará una perspectiva más completa de tu tiempo en comparación con simplemente observar un día aleatorio.

Vanderkam les pide a sus clientes que creen una hoja de cálculo con los días de la semana en la parte superior y bloques de media hora a lo largo del lado izquierdo. Puedes hacer esto en Outlook o usar la Hoja de Seguimiento de Tiempo en el sitio web de Vanderkam

"Recuerda revisar cada par de horas y luego reflexionar sobre lo que estabas haciendo", dice. "Muchas veces, el tiempo se nos escapa. A menudo no tenemos absolutamente ningún recuerdo de bloques de 30 minutos".

2. Pregúntate qué te gustaría hacer por más tiempo

Una vez que le hayas dado seguimiento a tu tiempo, Vanderkam te invita a celebrar lo que estás haciendo bien en tu horario semanal en lugar de criticarte por perder el tiempo.

"La mayoría de las personas no son un completo y total desastre, así es que deberías estar feliz por cualquier buena rutina que tengas", dice ella.

Pregúntate qué te gustaría hacer durante más tiempo. Mientras más tiempo pases haciendo cosas que te emocionen, menos tiempo tendrás que dedicar a cosas estúpidas y que te hacen perder tiempo, como revisar constantemente correos electrónicos o scrollear sin sentido por X.

3. Programa tu siguiente semana los viernes

Una vez que sepas en dónde estás gastando tu tiempo sabiamente y dónde podrías reducir el tiempo desperdiciado, intenta idear un horario realista que priorice las cosas que hiciste mejor.

Vanderkam sugiere programar la semana siguiente el viernes por la tarde.

"El viernes por la tarde es un momento en el que no estás dispuesto a comenzar algo nuevo, pero podrías estar dispuesto a pensar en lo que deberías de estar haciendo en el futuro ", dice. "Al dedicar unos minutos para planificar tu próxima semana, puedes convertir lo que sería el tiempo desperdiciado en algo mucho más productivo".

Además, a diferencia de las noches de domingo, cuando la mayoría de las personas planean la semana, puedes programar reuniones y contactar personas durante las horas de trabajo. También te permite pensar en cómo quieres pasar tu fin de semana.

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4. Programa la hora de irte a dormir

Vanderkam ha revisado miles de registros de tiempo y concluye que la mayoría de las personas no duermen lo suficiente de manera consistente.

"Es un sueño desorganizado", explica. "Nos quedamos despiertos hasta tarde una noche, luego colapsamos la siguiente noche; luego nos quedamos despiertos hasta tarde y colapsamos; el ciclo se repite. Es mucho mejor obtener la misma cantidad de sueño que necesitas todas las noches".

Su solución: Averigua a qué hora necesitas despertarte y cuántas horas necesitas dormir (por lo general, siete horas). Luego, retrocede ese número de horas, y esa es tu hora de dormir.

Tener horas de sueño consistentes significará que no colapses en tu escritorio a mitad de un día de trabajo.

5. Enfrenta primero el trabajo más difícil

Las personas tienden a querer terminar las tareas pequeñas antes de sumergirse en las actividades más complicadas. En el lenguaje de oficina moderno, algunos se refieren a esto como "despejar las cubiertas" (un antiguo término naval).

Pero esta estrategia no resulta productiva. Vanderkam explica: "Hay trabajo fácil que tenemos que hacer que no requiere de gran cantidad de esfuerzo mental, pero es muy gratificante en el sentido de que se hace fácilmente". Un ejemplo podría ser enviar un montón de invitaciones de calendario para una junta. Se siente bien tacharlo de tu lista de tareas, pero no significa que estés siendo productivo.

Una mejor estrategia, dice Vanderkam, es abordar las tareas más desafiantes e importantes al iniciar el día. De esta manera, cuando experimentes la inevitable disminución de energía a media tarde, puedes usar ese tiempo para obtener "algunas victorias fáciles", como enviar invitaciones de calendario o responder correos electrónicos.

6. Haz listas de tareas más cortas

Muchas personas hacen una larga y completa lista de tareas que no pueden terminar en el transcurso de un día, ni siquiera en una semana.

Vanderkam aconseja hacer listas de tareas más cortas que sean alcanzables.

"Considéralo como un contrato contigo mismo", dice. "Si haces una lista de tareas diarias, significa que te comprometes a hacer todo en esa lista antes de que finalice el día".

Otra sugerencia que hace es crear una lista de tareas cumplidas junto a tu lista tradicional de tareas pendientes. Dos razones:

1. Si te tomas un momento para reflexionar sobre tus logros, es probable que no te obsesiones con las emociones negativas asociadas con no cumplir tus metas iniciales.

2. Tendrás una lista de logros que puedes enviar a tu jefe o gerente.

7. Programa algo que esperes con ilusión

Investigadores de la Universidad de Oxford descubrieron que los trabajadores son un 13% más productivos cuando están felices. Esta Vanderkam no le sorprende. Ella cree que "el autocuidado definitivo es estar interesado en tu propia vida". ¿Cómo puedes esperar ser más productivo cuando todo en tu semana es sombrío y oscuro?

Por esta razón, Vanderkam dice: "Al hacer tu planificación del viernes, asegúrate de tener algo en la próxima semana que realmente esperes con ilusión".

Esto podría ser un objetivo profesional o personal, siempre y cuando te haga sentir más energizado y emocionado.

Escucha aquí la entrevista (en inglés):