Alcanza nuevos niveles de productividad al tratar tu vida personal como un proyecto laboral Así como sucede en los negocios, si gestionas el tiempo personal para ser más eficiente y eficaz lograrás resultados sorprendentes.

Cuando auditas el tiempo en términos de lo que dijiste que ibas a lograr frente a lo que realmente hiciste, no es raro encontrar diferencias como: "Solo completé satisfactoriamente el 20% de lo necesario: el 70% se pasó para la próxima semana y el 10% no se hizo bien". Normalmente, en un trabajo corporativo, este nivel de productividad sería una receta para el desempleo, pero cuando se trata de vidas personales, tendemos a darnos tantos permisos que podemos caer fácilmente en el sabotaje personal.

¿Por qué? Bueno, porque podemos. Simplemente porque hay menos responsabilidad en un espacio personal que no está determinado por la presión de ser más efectivo y eficiente con el manejo del tiempo (aquí, la eficacia significa básicamente "lo estoy logrando", mientras que la eficiencia se traduce en "estoy haciendo las cosas más rápido y mejor"). La única manera en que alguien puede abrazar verdaderamente a ambos es aprovechando las herramientas y sistemas para operar a un nivel más detallado. Esto es lo que hace una buena gestión de proyectos.

Definir objetivos y crear entregables

El primer paso para una mejor gestión de tu vida personal es definir claramente los objetivos. Esto incluye desglosarlos en entregables más pequeños y definir el tiempo necesario para lograr cada uno de ellos. Digamos que necesitas limpiar el garaje: en lugar de decir "Este es un objetivo y lo haré este sábado", un mejor mecanismo podría ser detallar que "limpiar la sección uno del garaje te tomará 40 minutos y la sección dos, 50 minutos". Has desglosado las tareas, asignado una duración a cada una y ahora puedes monitorear si tomó menos o más tiempo de lo que habías estimado.

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He encontrado que las dos cosas más importantes a la hora de establecer un objetivos son:

• Asegurarse de que lo que se debe hacer esté detallado, ya que la falta de información da pie a la ambigüedad. En otras palabras, asegúrate de que los objetivos tengan un alcance definido.
• Enfatizar la medición: que las fechas, duración y el progreso puedan estar vinculados al objetivo.

Priorización

Entre las partes más desafiantes de la gestión de proyectos está vencer el síndrome de "sé qué hacer, simplemente no hay suficiente tiempo para hacerlo". Esta frase es un indicador común de una agenda abrumadora y una falta de priorización. Supongamos que los entregables se organizan según el nivel de importancia. En ese caso, habrá una estrategia para elegir entre inmediatez o retraso y un esquema para organizar el calendario.

Un método de organización que aplico es la escala "P1 a P5":

• P1 (Crítico): Cualquier cosa que necesite ser abordada de inmediato.
• P2 (Alta prioridad): Importante, pero no urgente.
• P3 (Neutral): Sin fecha límite inmediata, pero aún debe abordarse.
• P4 (Baja prioridad): Debería completarse cuando haya tiempo.
• P5 (Desconocido): Sin fecha límite estimada o establecida.

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Diseño del horario

Crear un cronograma completo puede ser tedioso, en parte debido a las prioridades cambiantes relacionadas con los entregables, que tardan más de lo esperado, olvidando los requisitos previos (las cosas que se necesitan completar primero) y el hecho inevitable de que las personas no siempre se apegan a lo agendado. Invertir en una herramienta de programación de gestión de proyectos para asuntos personales es una buena idea, ya que aprovecha la automatización para ayudar a recalibrar estas variables. Esto no significa que en ocasiones no sea necesario hacer algunas cosas de manera manual; es solo que se hará de forma más detallada y se gestionará mejor con el tiempo.

Considera alguna de estas herramientas: Wrike, Asana, Trello, Monday.com y Smartsheet — entre sus principales funciones se incluyen:

• Facilidad para actualizar el cronograma. Ya que se encuentra en la nube, se puede categorizar por calendarios maestros o secundarios, permitiendo una granularidad tanto alta como baja.
• Se pueden realizar evaluaciones cuantitativas para mostrar, por ejemplo, cuántas tareas estaban planeadas contra las que se cumplieron, así como retrasos en el tiempo y demoras en la programación.
• El seguimiento de recursos puede ayudar a responsabilizar a las personas por las tareas completadas.
• Incorporar aspectos que suelen pasarse por alto, como riesgos potenciales, facilitará la creación de planes de contingencia.
• Conectividad con los calendarios existentes en Google o Outlook para brindar visibilidad adicional.

Las recompensas

Cualquier gerente de proyectos capaz se asegura de documentar todo rigurosamente, incluidas las lecciones aprendidas, y lo mismo debería aplicarse a la organización de las vidas personales. Al principio esto puede parecer como un esfuerzo innecesario, pero considera la correlación empresarial: si realizaras tarde el 25% de las entregas o si los elementos de alta prioridad no se manejaran bien, los efectos serían dramáticos. Establecer mejores sistemas requiere de consistencia, disciplina y enfoque. Aun así, descubrirás que la práctica rápidamente se convierte en un hábito — lo que alguna vez parecía laborioso se traduce en mejores resultados en todos los aspectos de tu vida personal.