Project Management: Rompiendo con la cultura de las reuniones excesivas En un mundo empresarial en constante innovación, la figura del 'project manager' se ha consolidado como un pilar fundamental para dirigir equipos hacia el éxito.

Un estudio del Instituto Tecnológico de Massachusetts (MIT) asegura que, si hubiera tres días sin reuniones a la semana, la productividad de una empresa aumentaría un 73%. Expertos coinciden en que tener el día lleno de reuniones es sinónimo de bajada de la productividad, ya que limita la producción en el trabajo, y además genera situaciones de estrés.

En un mundo empresarial que cada vez cambia más, la figura del Project Manager (PM) se ha consolidado como un pilar fundamental para dirigir equipos hacia el éxito en proyectos cada vez más complejos y orientados hacia la innovación.

Tradicionalmente, los PM han sido vistos como gestores de presupuestos y alcances del proyecto, pero su papel ha evolucionado para convertirse en catalizadores de cambio. En el podcast La Hora del Tech, Laura Hernández, project manager en Source Meridian, y Hugo Rodríguez, software architect team lead, comparten sus perspectivas sobre el liderazgo, el crecimiento en equipo y la gestión efectiva en el desarrollo de proyectos.

Laura enfatiza el rol del PM en el acompañamiento de los colaboradores. Este principio se ha visto como ejemplo en la compañía donde labora, cuando pasaron de ser un equipo de doce personas a uno de 40 en solo dos años.

"Debido al crecimiento, surgió la necesidad de revisar y adaptar las metodologías de trabajo para asegurar una comunicación y planificación eficaces. Uno de los cambios clave fue el establecimiento de un proceso estructurado de requerimientos, asegurando que la información necesaria fluyera de manera clara y efectiva para cumplir con los objetivos del proyecto", explica Hernández.

Por su parte, Hugo explica que, "delegar no es que esa persona copie exactamente lo que hago; delegar es empoderar a esa persona, entregarle el conocimiento, pero dejar que el equipo haga el cómo". Rodríguez refuerza esta idea, señalando que la delegación efectiva es crucial en todos los roles, desde el desarrollo hasta la gestión técnica.

Como ejemplo, Source Meridian implementó un equipo de facilitación, que combina el trabajo de gestión y QA (Control de Calidad) para permitir que los desarrolladores se concentren en la programación, mientras las facilitadoras asumen el rol de representantes en reuniones. Así, la PM ya no necesita estar en cada reunión, lo que fortalece la eficiencia y permite a los desarrolladores enfocarse en tareas clave.

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Reuniones con propósito

Un estudio de Atlassian revela que, de media, un empleado dedica 31 horas mensuales a reuniones que se catalogan como improductivas. Esto equivale casi a una semana de trabajo cada mes perdida en el síndrome de la "reunionitis".

En este punto, Laura menciona la necesidad de optimizar las reuniones y fomentar una cultura de comunicación ágil: "A todos nos encanta la llamada, pero lo mejor es conocer el tiempo del equipo y agendar un espacio libre en el día, de tal manera que coincida con la agenda de todos".

Hugo, por su parte, señala los beneficios de eliminar las reuniones innecesarias y de limitar las sesiones con los clientes a aquellas en las que realmente se tenga algo tangible que mostrar. "Dejamos de tener daylist con los clientes", comenta. Ahora, los catchup semanales permiten priorizar y organizar actividades de forma eficiente, eliminando las micro reuniones y creando más tiempo para el trabajo técnico.

Según un estudio de McKinsey & Company, para las organizaciones que desean mejorar la calidad de la toma de decisiones es crucial tener reuniones con propósitos claros y agendas definidas.

Establecer una cultura de standups para los desarrolladores, que va más allá de escribir tickets y centrarla en aspectos más profundos del desarrollo, es crucial para acabar con el agendamiento de espacios innecesarios.

A través de la colaboración con los PM, los desarrolladores han aprendido a trabajar en sinergia, incluyendo habilidades blandas y el manejo de reuniones, aspectos clave para el crecimiento de ambos equipos.

El podcast La Hora del Tech es conducido por Hugo Rodríguez, Sebastián Osorno y Yeison Ortiz. Cada episodio del podcast destaca conversaciones que permiten a los desarrolladores en Colombia —y en todo el mundo— crecer y conectarse con profesionales que están transformando la industria.

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