5 consejos para darle nueva vida a tus aburridas reuniones de revisión semanales Transforma las reuniones de rutina en momentos inspiradores y motivadores.

Las reuniones de trabajo son a menudo el signo más revelador de la cultura de una organización. ¿Y quién de nosotros no ha asistido a la dolorosa y aburrida reunión de status semanal? El formato es predecible: cada persona comparte su estado de trabajo y luego termina con una nueva lista de tareas pendientes.

Las reuniones de status pueden ser útiles, pero la mayoría de los empleados se desconectan hasta que les toca hablar. Esto frustra todo el propósito de compartir información y participar en una reunión. Este formato no podría ser peor para comprometer a los empleados y la moral de la organización. Hace que los asistentes sueñen despiertos, permanezcan en silencio, finjan que están tomando notas en su computadora portátil mientras checan Facebook, buscan otro trabajo en LinkedIn, etc. Y con las reuniones remotas, la desconexión es todavía más probable.

Las reuniones improductivas son más que una molestia ocasional. Según una investigación, el empleado promedio pasa el 35% de su tiempo en reuniones, aproximadamente el 67% de las cuales se consideran improductivas. Esto resulta en un costo total de $47 millones de dólares anuales en horas de costo laboral.

¿Deseas evolucionar las reuniones en tu organización de una experiencia rutinaria y poco valiosa a una motivadora e inspiradora? Si es así, empieza por responder las siguientes preguntas y usar estos consejos:

1. ¿Son nuestras reuniones eficientes y útiles?

¿Nuestras reuniones tienen una agenda clara y específica más allá de actualizarse mutuamente sobre el estado de las tareas pendientes? ¿Hay temas a discutir que han sido detallados con anticipación? ¿Se envían los materiales con antelación para reducir el tiempo perdido en las reuniones? ¿Se mantienen claras y puntuales las juntas para que no se desvíen del tema?

Consejo: Delimita el contexto de la reunión de antemano definiendo los temas específicos que van a tratarse. Asegúrate de que solo asistan los miembros del equipo relevantes para los temas de la reunión y mantén la asistencia opcional para los demás. A menudo, las reuniones pueden desviarse del tema por uno o más asistentes que expresan otras preocupaciones. Asegúrate de que el líder de la reunión pueda mantener la reunión en curso y avanzar en el tema o los temas en cuestión mientras toma nota de otros asuntos para una discusión de seguimiento si es necesario. Trata de mantener la agenda programada de la reunión y de terminarla a tiempo. Busca que las reuniones sean ágiles y eficientes.

2. ¿Nuestras reuniones son inspiradoras?

Las reuniones de rutina que ocurren semanal o diariamente pueden ser dadas por sentadas tanto por líderes como por empleados. Las juntas tienden a perderse en la maleza: actualizaciones del estado de las cosas y próximos pasos y acciones. ¿Te das el tiempo para inspirar a los empleados y mantenerlos ligados a los objetivos generales?

Consejo: Podemos hacer que estas reuniones sean más inspiradoras estableciendo un contexto general al inicia y al concluir cada reunión: reiterando la visión del proyecto, los objetivos y los resultados a largo plazo (y mencionando por qué resultan emocionantes). Esto fomenta una actitud de innovación y apertura para resolver los problemas de manera distinta. En lugar de saltar a la maleza de inmediato, comienza la reunión estableciendo la intención y las reglas básicas que se centren en invitar a la aportación, la innovación y las ideas locas de todos los miembros del equipo, independientemente del nivel que tengan en la organización. El simple hecho de expresar esta intención puede ayudar a inspirar una mentalidad de apertura y a evitar los juicios entre miembros del equipo.

3. ¿Nuestras reuniones fomentan la inclusión y la colaboración?

¿Las reuniones mantienen una jerarquía o diferencial claro en términos de nivel de contribución? ¿La conversación de la reunión está dominada por una o dos personas? ¿Hay suficiente espacio para que cada miembro contribuya no solo con el estatus de sus proyectos, sino que también con sus ideas?

Consejo: Una forma de motivar la inclusión en las reuniones es recordar que no todas las personas tienen facilidad de palabra y pueden tener dificultades para expresar sus ideas en un grupo. Las reuniones a menudo forman un ambiente competitivo y estresante en el que cada voz lucha por ser escuchada, y son las más ruidosas y asertivas las que generalmente ganan.

Considera otras maneras de recopilar información de todos los miembros: menti.com es una gran herramienta para hacer encuestas y recabar ideas en tiempo real; también puedes usar la funcionalidad del chat en Zoom. Si deseas ser más creativo, dirige un ejercicio de dibujo o diagramación durante la reunión, en donde cada individuo pueda mostrar de manera gráfica su visión e ideas para compartirlas con el grupo. Busca paralelismos y sinergias entre las ideas para crear un todo colaborativo.

4. En la misma línea, ¿nuestras reuniones dan espacio para ideas contradictorias?

¿Las reuniones son dominadas por el pensamiento grupal o los miembros del equipo están facultados para no estar de acuerdo con algo? A menudo, los miembros más silenciosos en una reunión son los que no están del todo a bordo, y estos son los individuos a los que quizás más necesites escuchar.

Consejo: Uno de los puntos más importantes que el líder de una reunión debe de recordar es que el silencio no necesariamente equivale a un acuerdo. Una habilidad valiosa de un líder es una aguda conciencia del campo colectivo del equipo y de cada individuo. Si un participante parece menos comprometido o entusiasta, como líder, te corresponde alentar y apoyar a esa persona a hablar, incluso si —y sobre todo sí— tiene un punto de vista diferente. Dirigiéndote a las personas por su nombre, puedes decir algo como: "Kate, parece que tú lo ves diferente. ¿Qué estás pensando?"

5. ¿Agradecemos nuestras reuniones?

¿Mostramos reconocimiento y aprecio a las personas por los éxitos pequeños y grandes al nombrarlos en las reuniones? ¿Agradecemos a todos los miembros de la reunión por sus contribuciones únicas?

Consejo: Para fomentar una cultura organizacional saludable, recuerda celebrar los éxitos financieros y también los no financieros. Enfatiza todos los objetivos de la organización (por ejemplo, diversidad, colaboración, actos de bondad), no solo aquellos directamente relacionados con la ganancia financiera. A menudo, el simple acto de mostrar que notaste un buen trabajo es suficiente para levantar la moral.

Las reuniones de trabajo verdaderamente constructivas dependen tanto de la claridad de la agenda como de la apertura interfuncional e interorganizacional para compartir ideas y opiniones. Este es el tipo de reunión a las que todo el equipo espera asistir cada semana. Saben que tendrán la oportunidad de ser escuchados y de presentar algo nuevo. Trata de utilizar nuevas técnicas de facilitación y tecnología colaborativa para renovar las reuniones de tu empresa. Luego, observa cómo el compromiso, la innovación y el rendimiento de tus empleados aumentan drásticamente.