Olvida todo lo que has escuchado sobre el 'multitasking'. Aquí te decimos cómo malabarear con un día ocupado y hacer espacio para el trabajo significativo Antes celebrado, ahora considerado cada vez más una maldición para la productividad, el multitasking puede brindarte grandes beneficios — si se diseña en torno a tus necesidades, fortalezas y un horario flexible.

La mañana en que decidí escribir este artículo, me senté en mi escritorio en Jotform y abrí un documento de Google en un navegador, luego usé otro para poner en cola un correo electrónico que se enviaría más tarde ese mismo día. Mientras esperaba que se programara (normalmente hay un breve retraso), entré a mi aplicación de calendario y bloqueé un par de horas para concentrarme en mi texto, y también actualicé una cita con mi entrenador. Luego, aún motivado por la inspiración de la mañana, silencié mis dispositivos y me puse a trabajar.

Me pareció adecuado, en ese momento pensé que estaba haciendo varias tareas al mismo tiempo para prepararme para escribir un artículo sobre ese mismo tema. Hoy en día, malabarear con varias tareas al mismo tiempo se considera cada vez peor para la productividad, pero creo que eso no es 100% cierto. Después de todo, es completamente natural enfocarse en dos cosas a la vez. Los animales, desde peces y pulpos hasta monos y palomas, son multitask. De hecho, la investigación de la Ruhr-Universität-Bochum en Alemania ha descubierto que las palomas lo hacen incluso mejor que los humanos.

Hay una línea muy delgada entre hacer varias tareas al mismo tiempo y ser superado por las distracciones, pero en mi experiencia, es posible abrazar tanto los beneficios del multitasking como dedicar atención exclusiva al trabajo significativo, lo que me gusta llamar "las cosas importantes".

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Cuando hacer malabares con las tareas es algo bueno

Volviendo al mundo animal, para mí los pulpos son criaturas impresionantes. Si piensas que es desafiante tocarse la cabeza y frotarse la panza al mismo tiempo, imagina controlar ocho brazos a la vez. Pero, como han señalado los investigadores, los moluscos de ocho extremidades no necesariamente están utilizando la cognición (al menos según la conocemos) para controlar cada brazo: un cerebro central simplemente decide cuál activar y luego el sistema nervioso periférico de la criatura se encarga de lo demás.

Mientras que hay ciertas actividades que los humanos realizamos sin poner atención (como respirar), la mayoría requiere al menos cierto enfoque, y cada vez que se necesita, nuestra corteza prefrontal se activa y coordina mensajes con otras áreas del cerebro. Cuando te enfocas, tanto el lado derecho de esa corteza como el izquierdo, trabajan juntos. Sin embargo, es importante tener en cuenta que cuando intentas concentrarte en dos cosas al mismo tiempo, esos lados ya no funcionan en armonía: tanto la productividad como el rendimiento sufren. Una excepción es cuando aprendemos a completar una tarea mientras hacemos varias cosas a la vez, especialmente cuando una de las tareas es relativamente rutinaria o mecánica.

Otro aspecto importante tiene que ver con la percepción. Un estudio publicado en 2018 en la revista de la Asociación para la Ciencia Popular encontró que el simple hecho de estar haciendo varias tareas de manera competente puede aumentar nuestro rendimiento. Lo noté durante el proceso de preparación de este artículo: una vez que resolví varias cuestiones de trabajo simultáneamente, sentí que estaba trabajando a todo motor y pude sumergirme en la escritura.

A menudo, el multitasking es en realidad el acto de cambiar rápidamente de una tarea a otra, y es importante tener en cuenta que cuando pasamos de un proceso de pensamiento a otro, corremos el riesgo de sufrir las consecuencias de lo que la profesora de negocios de la Universidad de Washington Bothell, Sophie Leroy, llama "residuo de atención". En pocas palabras, cuando cambiamos de una tarea a otra, la atención no sigue inmediatamente, queda un residuo de pensamientos sobre la tarea original. Este efecto puede ser especialmente poderoso cuando una tarea es atractiva y la otra no (por ejemplo, escribir un artículo inspirador y luego tener que calcular los impuestos). Desafortunadamente, cambiar de tarea es inevitable. Aunque sería genial aislarse y pasar días enfocándonos únicamente en el trabajo significativo, para la mayoría de nosotros eso no es una opción.

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Cómo equilibrar el alternar tareas con el trabajo profundo

El autor y profesor de Wharton School, Adam Grant, es un ejemplo de alto rendimiento. En su exitoso libro, Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World (la traducción sería Trabajo profundo: Reglas para el éxito enfocado en un mundo distraído), Cal Newport examina los métodos de trabajo únicos de Grant. En uno en particular, el profesor organiza el trabajo intelectual demandante en largos períodos ininterrumpidos. "Dentro del año", explica Newport, "concentra los cursos que imparte en el semestre de otoño, durante el cual centra toda su atención en sus clases y en estar disponible para sus estudiantes... Al programar todas sus clases en el otoño, Grant puede concentrar su atención, en su trabajo de investigación, durante la primavera y el verano y tener menos distracciones".

Es importante destacar que Grant también agrupa las tareas diarias. En un artículo que escribió para The New York Times en 2019, compartió algunos consejos para gestionar la atención a una escala más pequeña. En primer lugar, Grant señala que hay que poner en orden las tareas: teniendo en cuenta el efecto de residuo de atención mencionado anteriormente, recomienda abordar una tarea aburrida después de una moderadamente interesante, y luego guardar la tarea más emocionante como recompensa. También recomienda ser conscientes de nuestros niveles de energía. Para las personas matutinas, por ejemplo, puede ser muy productivo realizar trabajos analíticos durante las primeras horas del día, ocuparse de tareas rutinarias poco después del almuerzo y realizar trabajos creativos por la tarde o por la noche. Para los noctámbulos, tal horario podría simplemente invertirse.

La clave es el enfoque: cuando me siento a escribir, elimino todas las distracciones, incluso si ese período de trabajo dura solo 15 o 20 minutos.

Curiosamente, no siempre es lo mejor concentrarse en un solo trabajo que requiere mucha atención. A veces, es mejor dividirlo en partes más pequeñas y trabajar en ellas de a poco. Como señala Grant, la evidencia muestra que a veces los escritores compulsivos logran menos que las personas que escriben durante períodos más cortos. La clave es el enfoque: cuando me siento a escribir, elimino todas las distracciones, incluso si ese período de trabajo dura solo 15 o 20 minutos.

Desde hace tiempo soy partidario de automatizar el trabajo rutinario, y el año pasado escribí un libro dedicado a ese concepto. He descubierto que las herramientas, aplicaciones y otros sistemas que te liberan eficazmente del trabajo rutinario requieren de una verdadera inversión. Pero a largo plazo, el resultado es mucho tiempo ahorrado y más energía mental para realizar ese "gran trabajo".

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La clave es reconocer que siempre existirán distintos tipos de trabajo y el desafío es cómo gestionarlos. Con solo dos brazos y un cerebro, podemos hacer varias tareas al mismo tiempo y cambiar de una a otra, pero también dedicar tiempo al trabajo significativo, sin interrupciones, sentirnos productivos tanto en las tareas cotidianas como en proyectos personales que resulten interesantes o motivadores.