¿Están los canales de colaboración matando su productividad? Al igual que las redes sociales, los canales de trabajo pueden volverse adictivos y una distracción.

Desde su lanzamiento en 2004, Facebook ha conectado a 2.850 millones de personas entre sí. Popularizó la idea de las redes sociales. Puede publicar sus pensamientos, imágenes, videos y cualquier otra actualización personal en su feed y sus amigos y familiares conectados con usted en la plataforma pueden ver estas publicaciones en sus feeds sociales. Es muy adictivo y muchas personas revisan su feed muchas veces al día para mantenerse al día.

Es natural pensar que una herramienta similar a Facebook que es fácil de usar (e igualmente adictiva) puede adaptarse a las interacciones en el trabajo. Cualquiera que se sienta cómodo con el modo de comunicación de Facebook debería utilizar una herramienta como pescar en el agua, ¿no? Llegó Slack con esta misma idea.

Llamaron a su feed "canal" y estaba destinado a charlar con los miembros del equipo en el trabajo. Los canales tienen muchas características en común con las redes sociales de Facebook, incluidos los me gusta, las menciones y el intercambio de publicaciones, entre otros.

Relacionado: 7 cosas que debe saber antes de administrar un equipo Gen Z

Slack (y clones similares como Microsoft Teams) también se ha vuelto muy popular porque es fácil comenzar. Inicie un canal con un título como 'Marketing' y agregue a otros miembros del equipo de marketing; listo, ya está listo. Ahora todos pueden comenzar a chatear en el canal. Al igual que con cualquier feed de redes sociales, los miembros del equipo están atentos a las alertas del canal y reaccionan a las publicaciones / chats en él. Hacía que el trabajo pareciera un juego y una diversión. Pero, ¿esto realmente funciona?

¿Slack y Microsoft Teams son efectivos en el trabajo?

Un reciente estudio de evaluación comparativa sobre el uso de Microsoft Teams, un competidor de Slack, realizado por SWOOP Analytics revela información interesante. El más destacado es que menos del 3% de los equipos utilizan de forma eficaz la plataforma para la colaboración, la razón por la que se inventó el "canal".

Incluso cuando se utilizaron canales de chat, un porcentaje relativamente pequeño de miembros del equipo fue responsable de una proporción descomunal de la actividad de interacción. Sin una persona fuerte que lidere la discusión, la mayoría de los canales simplemente dejaron de usarse. Incluso las organizaciones que capacitaron a sus equipos para usar los canales de chat notaron que, sin un refuerzo constante, los miembros del equipo se desviaron hacia los chats o llamadas directas.

Los miembros del equipo también crearon varios canales con el mismo tema en lugar de continuar sus conversaciones en un canal existente. Esto provocó una gran cantidad de datos, lo que dificultó la búsqueda de información cuando se necesitaba.

Relacionado: Monitoreo remoto de empleados: pros, contras y cómo hacerlo bien

Muchos equipos usaron métodos ad-hoc, como usar notificaciones de chat como un sustituto de las tareas pendientes, usar canales generales para almacenar garantías para futuras referencias, etc.

Incluso cuando los canales se usaban para chatear, los usuarios se quejaban de que monitorearlos constantemente era un uso del tiempo estresante e improductivo. Además, cuando los miembros del equipo se incluyeron en muchos canales, se hizo muy difícil encontrar información ya que no había un "contexto" para anclar los chats en el canal.

Claramente, la idea de usar canales como los feeds de las redes sociales fue perjudicial para la productividad y, en última instancia, estresante para los empleados.

Una nueva herramienta de colaboración para hacer que el chat funcione

Si bien la primera generación de herramientas de productividad como Slack y Microsoft Teams no ha estado a la altura de sus expectativas, marcaron el comienzo de una nueva forma de pensar sobre cómo los equipos pueden trabajar juntos mediante el chat. Aprendiendo de la experiencia de los usuarios de estas herramientas, es hora de que una nueva herramienta de colaboración haga que el chat funcione, en el trabajo. Esta nueva herramienta debe basarse en los siguientes principios y características.

Conversaciones enfocadas

Está claro que los canales solo funcionan con una pequeña cantidad de participantes y temas muy enfocados. Si ese es el caso, ¿por qué tener canales? Una buena herramienta de comunicación y colaboración debe centrarse en facilitar las discusiones entre los miembros del equipo que tienen algo que contribuir a una discusión. Al crear discusiones sobre temas que son significativos para los participantes, no hay necesidad de reglas de comunicación antinaturales o tácticas de mano dura para hacer que las discusiones sean productivas, como se necesita para que los canales de chat funcionen.

Anclado por el contexto

Los chats no ocurren en el vacío. En la mayoría de los casos, están anclados por algún contexto de otro chat, un correo electrónico o algún otro artefacto como una imagen o un documento. La herramienta de colaboración debe permitir que los chats se inicien desde un correo electrónico o un documento, por ejemplo, para que todos los participantes puedan comprender el contexto del chat de inmediato. Este tipo de discusiones contribuyen a la "memoria de la organización" y se pueden hacer referencia en el futuro para ahorrar tiempo en la repetición del mismo tema.

Acciones conectadas

Una discusión generalmente conduce a un elemento de acción. Hay varias herramientas disponibles para gestionar las tareas pendientes. El problema es que las tareas pendientes no están conectadas con la discusión de donde emanaron. Cuando se activa una alerta de tareas pendientes, el usuario tiene que confiar en la memoria para recordar por qué se configuró la tarea pendiente en primer lugar. Al conectar las tareas pendientes con las discusiones subyacentes, no hay necesidad de enfatizar la memoria. Toda la información está a su alcance.

Una nueva generación de carpetas

Todo el mundo está familiarizado con el almacenamiento de archivos en carpetas del escritorio. Pero hoy en día se trabaja en muchos medios. Además de los documentos de Microsoft Office en carpetas compartidas, los chats, los correos electrónicos y las llamadas son otras formas en las que se realiza el trabajo. Ha llegado el momento de una nueva generación de carpetas que no solo pueden almacenar documentos , sino también almacenar correos electrónicos, chats y otras formas de comunicación relacionadas con un tema.

Luego, simplemente puede ir a una carpeta que contiene información sobre un tema y continuar su trabajo desde allí. Por ejemplo, si un chat comenzó desde un correo electrónico, condujo a un documento compartido y terminó con una tarea pendiente, todas las comunicaciones relacionadas se pueden almacenar en una carpeta. Cuando se activa la alerta de tareas pendientes, puede continuar el chat, responder al correo electrónico o actualizar el documento según sea necesario, directamente desde la misma carpeta. La carpeta se convierte en un centro de trabajo.

Viviendo en el mundo pospandémico

Gracias a la exitosa campaña de vacunación, lentamente la pandemia de Covid-19 se está controlando. Este evento catastrófico ha cambiado para siempre la forma en que las personas trabajarán juntas. Más equipos estarán compuestos por personas que trabajan desde diferentes ubicaciones y diferentes zonas horarias. Se necesita una nueva generación de herramientas de trabajo para permitir que los equipos remotos trabajen juntos.

Relacionado: Haga que su tiempo libre sea más productivo

Las herramientas de productividad SaaS (Software-as-a-Service) basadas en la nube son un ajuste natural. No requieren ninguna instalación, todas las actualizaciones y el mantenimiento se pueden realizar de forma remota y pueden funcionar desde cualquier navegador, independientemente de la ubicación del usuario o del hardware subyacente. Estas herramientas serán rápidamente adoptadas, especialmente por los trabajadores más jóvenes, ya que les permite tener un equilibrio agradable entre el trabajo y la vida privada desde cualquier parte del mundo.