4 secretos para construir un equipo capaz de manejar cualquier situación Así fue como logré empoderar a mi equipo para que operara de manera independiente y eficiente.

En un principio pensé que la clave para un flujo de trabajo eficiente era contratar a las mejores personas para el trabajo. Una nueva generación de empleados y socios comerciales talentosos, orientados a los valores y con mucho potencial, parecía ser la receta perfecta para el éxito. Sin embargo, descubrí que, incluso con un buen equipo, siempre tenía que estar al pendiente, observando, involucrándome en problemas y apagando más incendios de los que me hubiera gustado. Era frustrante. No solo quería tener un buen equipo, sino también un equipo que pudiera trabajar de manera independiente y eficiente, con o sin mi intervención.

Entonces, ¿qué hacía falta? Adopté un enfoque de prueba y error en busca de las mejores estrategias para la tarea en cuestión. No te presento estas ideas como simples teorías, sino como enfoques prácticos que han sido efectivos para cambiar mi estilo de liderazgo y de gestión de equipos. Estos son los cuatro secretos que me permitieron dar un paso atrás y confiar completamente en mi equipo, sabiendo que son capaces de manejar cualquier situación.

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1. Crea un manual para cada escenario

Uno de los momentos más importantes fue entender la necesidad de un manual. Este no es cualquier documento; es una guía dinámica y proactiva que prepara a tu equipo para cualquier situación que pueda enfrentar. Es la "biblia" de tu equipo, donde se describen a detalle todos los procesos, tareas y posibles problemas.

El manual no solo debe centrarse en las actividades principales, sino también abordar escenarios, posibilidades y obstáculos inesperados que interrumpan el funcionamiento normal del negocio. Así evitas una situación en la que tu equipo no sepa qué hacer al enfrentarse a ciertos desafíos. Tienen un punto de referencia que utilizan para determinar el curso de acción, lo que les permite ser más receptivos.

Sin embargo, no se trata solo de desarrollar el manual; también se trata de mantenerlo y actualizarlo. Las evaluaciones y modificaciones periódicas garantizan que tu equipo esté utilizando los datos más útiles y actuales. Esto fomenta una cultura de preparación y autosuficiencia dentro de tu equipo, que puede trabajar de manera eficiente por su cuenta.

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2. Empodera a tu equipo con autoridad

El siguiente secreto es darle a tu equipo verdadero poder, del tipo que hace que las cosas sucedan. No solo debes de asignarles trabajo; también deben de tener la libertad de tomar decisiones por sí mismos. Para mí, hacer esto fue un gran alivio: cuando los miembros del equipo entienden que tienen el poder de tomar decisiones sin tener que consultar a otros todo el tiempo, asumen sus responsabilidades de maneras liberadoras.

La esencia del empoderamiento no está solo en el proceso de delegación, sino en el proceso de confianza. En otras palabras, tu equipo debe sentirse seguro en tu apoyo a las decisiones que toman, y tú debes tener confianza en sus decisiones. Esta confianza mutua es lo que facilita que los equipos respondan a las crisis de manera rápida y eficiente. Cuando surge un problema, tu equipo no se quedará atrapado en un dilema. En su lugar, estarán preparados y listos para tomar las acciones correctas lo antes posible.

Esto debe ir de la mano con una definición clara de las autoridades que se otorgan a cada miembro de los respectivos equipos. ¿Qué decisiones pueden tomar de manera independiente? De esta manera, estableces los límites dentro de los cuales tu equipo puede actuar libremente, pero aún en armonía con la estrategia y los objetivos generales de la organización.

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3. Implementa un protocolo de Primera respuesta

Un protocolo que nombré como Primera respuesta designa a una persona o grupo de personas para encargarse de los problemas en cuanto surgen. Esto ayuda a reducir cuellos de botella y asegura que los problemas se resuelvan sin necesidad de llegar hasta el CEO de la empresa.

Así es como funciona: el gerente de primera línea es quien se espera que evalúe y gestione el problema una vez que ocurre. Tienen el poder de tomar decisiones inmediatas para resolver el problema o, si es necesario, llevar el asunto al siguiente nivel. Este protocolo no solo hace que el tiempo de respuesta sea más ágil, sino que también equilibra la carga de trabajo entre los miembros del equipo, de modo que ninguna persona se sobrecargue.

En otras palabras, es importante asegurarse de que todos en la organización entiendan qué hacer en caso de un incidente y cómo hacerlo. Es fundamental que todos los empleados comprendan quién es la persona de referencia cuando se trata de diversos asuntos, y esas personas deben estar equipadas con el conocimiento y las herramientas necesarias para manejar las situaciones de manera efectiva. Este método fomenta un sentimiento de pertenencia entre los integrantes del equipo, ya que todos observan que los temas se gestionan eficazmente y sin demoras innecesarias.

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4. Establece un ciclo de retroalimentación continua

Finalmente, es crucial crear una cultura de retroalimentación continua. Este proceso no debe verse como una excepción, sino como la norma, lo que permite que los procesos de tu empresa se adapten constantemente a nuevas condiciones. No se trata de una evaluación anual; se trata de una conversación continua donde los procesos se examinan y mejoran periódicamente basándose en la práctica.

Tu equipo está en el terreno, inmerso en los detalles que son únicos para tu empresa. Están mejor posicionados para notar áreas que requieren cambios y señalar problemas que necesitan atención antes de que se vuelvan más graves. De esta manera, haces de la retroalimentación un componente constante de tu negocio, lo que significa que tus procesos siempre son adaptables a nuevas condiciones.

Es importante señalar que este bucle de retroalimentación debe establecerse y seguir un patrón determinado. Este sistema puede incluir reuniones de equipo diarias o semanales, reuniones individuales e incluso sugerencias que se pueden presentar de manera anónima. La idea es construir una cultura que sostenga la mejora continua y no la vea como la excepción, sino como la norma. Cuando los empleados entienden que su contribución es apreciada y considerada al tomar decisiones organizativas, tienden a estar más comprometidos con el éxito de la organización.

Crear un equipo capaz de abordar cualquier situación no es un proceso que se pueda lograr en poco tiempo. Significa dedicar tiempo y esfuerzo para asegurarte de que tu equipo esté debidamente preparado y equipado para manejar los cambios. Estos son los cuatro secretos que debes seguir si deseas quitarte las manos del volante y permitir que tu equipo haga su trabajo.