7 desafíos ocultos del trabajo remoto — y lo que los líderes pueden hacer para resolverlos Descubre cómo las empresas visionarias están revolucionando las convenciones del trabajo remoto para lograr un éxito notable.

La transición al trabajo remoto ha revolucionado al mundo empresarial, trayendo consigo tanto emocionantes oportunidades como problemas inesperados. Como alguien que ha construido y asesorado equipos remotos, además de liderar actualmente al mío, he sido testigo de primera mano de los desafíos ocultos que pueden sorprender incluso a las empresas más astutas.

En este artículo, profundizaremos en los problemas reales que trae el trabajo remoto y cómo superarlos. Ya seas un profesional experimentado o estés comenzando, esto te ayudará a preparar a tu equipo para el éxito en este nuevo mundo laboral.

Cultura

El trabajo remoto desafía la cultura organizacional al reducir las interacciones casuales que construyen la confianza y la camaradería. Sin estos momentos orgánicos, los empleados pueden sentirse aislados y desconectados.

Para contrarrestar esto, las empresas deben:

• Programar reuniones sociales regulares y celebraciones virtuales para fomentar interacciones no laborales e intereses compartidos. Para organizaciones más grandes, organizar reuniones departamentales o retiros fuera del sitio; para equipos más pequeños, organizar registros virtuales semanales. Usa dinámicas para romper el hielo o temas preparados al principio y considera contratar planificadores de eventos virtuales para facilitar conexiones significativas.
• Alentar a la dirección a realizar sesiones regulares e informales por video donde los empleados puedan hacer preguntas, compartir ideas o simplemente platicar, promoviendo la transparencia y la accesibilidad.
• Requerir el uso de video en las reuniones siempre que sea posible, ya que las expresiones faciales y el lenguaje corporal fomentan conexiones más fuertes, mejoran la comunicación y reducen los malentendidos.

Estar siempre "encendido"

El trabajo remoto puede difuminar los límites entre el trabajo y la vida personal, especialmente en los empleados de alto rendimiento que suelen luchar por "desconectarse". Esto puede generar a estrés y agotamiento, lo que afecta el bienestar y la productividad de los empleados.

Para combatir estos problemas, los dueños de negocios deben reimaginar el modo en el que miden la productividad y la valoración del tiempo de los empleados para fomentar una cultura que reconozca el descanso y los límites personales como factores esenciales para un rendimiento sostenido.

Los empleadores deben:

• Implementar horarios de "inicio" y "fin" claros para ayudar a los empleados a transitar entre el tiempo de trabajo y el personal.
• Centrarse en los resultados en lugar de las horas trabajadas para eliminar la presión de la visibilidad constante.
• Realizar revisiones regulares evaluando la carga de trabajo y los niveles de estrés.
• Respetar los límites de comunicación fuera del horario laboral. Programar mensajes no urgentes para las horas de trabajo y reservar el contacto fuera de horario solo para emergencias.
• Asegurarse de que los empleados se sientan cómodos manejando asuntos personales durante el día, sin ocultarlo. La vida sucede incluso durante las horas de trabajo, y valorar la honestidad crea un entorno de apoyo y productivo.

Relacionado: Teletrabajo vs. presencialidad: Un nuevo estudio revela cuál es más productivo

Cumplimiento

Trabajar de manera remota entre estados o países genera complicaciones legales y fiscales, aumentando las tareas administrativas y obligando a las empresas a reevaluar sus departamentos de recursos humanos y legales.

Para superar esta complejidad, es importante:

• Priorizar el trabajo con empleados locales o contratistas de países que tengan tratados fiscales con los Estados Unidos.
• Si contratas empleados fuera de Estados Unidos, utilizar un Empleador de Registro (EOR) para gestionar el proceso, cuando sea posible.
• Aprovechar las Organizaciones Profesionales de Empleadores (PEO) para gestionar el cumplimiento de recursos humanos, la nómina y los beneficios en varios estados.
• Invertir en asesoría legal y fiscal especializada, familiarizada con las leyes de empleo multi estatales e internacionales, para garantizar el cumplimiento y mitigar riesgos.

Brecha de habilidades

El trabajo remoto ha revelado brechas significativas en habilidades, especialmente en la competencia digital y la autogestión, entre los empleados que hacen la transición desde oficinas tradicionales. Estas brechas pueden afectar inesperadamente la productividad, incluso para trabajadores diligentes.

Para superar esto, resulta esencial:

• Fomentar una cultura donde buscar ayuda sea alentado y normalizado, en lugar de estigmatizado.
• Capacitar a los gerentes para identificar y abordar las brechas de habilidades digitales, sin juzgar.
• Implementar programas de capacitación específicos y proporcionar recursos para el autoaprendizaje sobre el uso de herramientas digitales, la etiqueta virtual, la gestión del tiempo remoto y la comunicación digital.
• Establecer programas de tutoría que emparejen a personas con habilidades digitales con aquellas que necesiten apoyo.
• Ajustar las métricas de rendimiento para fomentar la mejora en competencias digitales.
• Gestionar cuidadosamente los permisos de acceso de los usuarios para evitar interrupciones en sistemas críticos.

Relacionado: 3 habilidades esenciales que aprendí al desarrollar mi negocio desde cero

Seguridad

El trabajo remoto aumenta significativamente los riesgos de ciberataques y brechas de seguridad, transformando cada hogar de un empleado en un posible punto de entrada para amenazas. Esto requiere una reestructuración fundamental de los enfoques de seguridad de datos, yendo más allá de las medidas estándar como VPNs y comunicaciones encriptadas.

Para abordar estos desafíos, es fundamental:

• Implementar una protección robusta de endpoints en todos los dispositivos que accedan a los recursos de la empresa.
• Realizar capacitaciones regulares sobre concientización en seguridad, adaptadas a escenarios de trabajo remoto.
• Adoptar un modelo de seguridad de confianza cero, utilizando herramientas como la autenticación multifactor para verificar cada intento de acceso en todas las plataformas.
• Invertir en sistemas avanzados de detección y respuesta a amenazas para monitorear redes distribuidas.
• Desarrollar y hacer cumplir políticas estrictas para manejar datos sensibles en casa, incluyendo gestores de contraseñas, políticas de contraseñas robustas y protocolos seguros de almacenamiento de archivos.

Relacionado: Inteligencia artificial: entre beneficios y amenazas para la ciberseguridad de las empresas

Gestión

El trabajo remoto ha expuesto fallas en la gestión tradicional, cambiando el rol de los gerentes de supervisores de tareas a entrenadores y facilitadores. En equipos distribuidos, los gerentes efectivos necesitan establecer expectativas claras, proporcionar contexto, fomentar la autonomía y evaluar el rendimiento basado en resultados, en lugar de trabajo visible.

Para apoyar esta transición, se debe:

• Invertir en la recualificación de los equipos de gestión, enfocándose en la inteligencia emocional, liderazgo virtual y habilidades de colaboración digital.
• Implementar marcos de gestión adecuados para el trabajo remoto, como los Objetivos y Resultados Clave (OKR) o metodologías ágiles.
• Fomentar una transición hacia evaluaciones de rendimiento orientadas a resultados.
• Promover revisiones regulares y significativas uno a uno para mantener la conexión y brindar apoyo.

Costos

Aunque las empresas con frecuencia celebran los ahorros por la reducción del espacio de oficina, casi todos los desafíos que hemos discutido tienen costos asociados, y es crucial que las empresas comprendan el impacto financiero total, que puede ser sorprendentemente alto.

Sin embargo, aunque el desembolso inicial puede ser significativo, muchas empresas encuentran que los beneficios a largo plazo de una estrategia de trabajo remoto bien ejecutada pueden superar estos costos.

Aquí hay algunos costos a considerar:

• Costos de transición: Ajustes en la productividad, adaptaciones en los flujos de trabajo y adopción de tecnología.
• Inversiones en tecnología: Herramientas de gestión de proyectos, herramientas de colaboración, sistemas de ciberseguridad y soporte de TI.
• Datos y ciberseguridad: Sistemas de seguridad, capacitación de empleados y detección continua de amenazas.
• Iniciativas culturales: Actividades de construcción de equipos virtuales, eventos sociales en línea y retiros fuera del sitio.
• Capacitación y desarrollo: Programas de alfabetización digital, capacitación en liderazgo virtual y desarrollo profesional continuo.
• Legalidad y cumplimiento: Asesoría legal especializada, Organizaciones Profesionales de Empleadores (PEO) y Empleadores de Registro (EOR).
• Logística y envíos: Costos asociados con el envío de equipos (por ejemplo, computadoras, monitores) a empleados remotos, a veces con envío urgente para necesidades urgentes.

Los desafíos del trabajo remoto son oportunidades para replantear cómo pensamos sobre el trabajo en sí. No solo nos estamos adaptando a una nueva normalidad, sino que la estamos creando activamente. Las empresas más exitosas aprovecharán esta oportunidad para repensar normas obsoletas y mantenerse a la vanguardia.