La mayoría de los problemas caen en una de estas 3 categorías: así es como puedes abordar cada una de manera efectiva En el emprendimiento, no todos los problemas son iguales. He encontrado que existen tres tipos de problemas, y cada uno requiere su propio tipo de solución. Aquí te explico cuáles son y cómo abordarlos.

Como líderes y dueños de un negocio, frecuentemente nos enfrentamos a una variedad de problemas en nuestras organizaciones, pero no todos los problemas son iguales.

He descubierto que la mayoría de los problemas caen en una de tres categorías, y cada una requiere un enfoque diferente para solucionarse. A continuación, desglosaré las tres categorías para que puedas adaptar las soluciones de tu empresa al tipo de problema adecuado.

Primera categoría: Errores simples

Para los problemas de la primera categoría, ya existe un proceso y la persona involucrada sabe exactamente lo que debe de hacer. El problema aquí es que simplemente cometió un error. Nos sucede a los mejores: a veces simplemente nos equivocamos.

Cuando surge un problema de la Categoría 1, tu primera reacción debe ser recordarle a la persona el proceso correcto. Un recordatorio rápido y amable suele ser lo que se necesita para volver a encaminar las cosas. Este tipo de problemas pueden solucionarse con una breve conversación o un simple recordatorio.

Si este tipo de error comienza a suceder con frecuencia, es momento de investigar un poco más. Puede que esté ocurriendo algo más, como estrés, falta de compromiso o incluso agotamiento. En estos casos, es importante abordar la causa raíz en lugar de solo el síntoma. Los problemas constantes de la Categoría 1 pueden indicar que el empleado necesita apoyo, ya sea mediante una mejor gestión del tiempo, descansos más frecuentes o abordando los problemas personales que puedan estar afectando su trabajo.

Independientemente de los detalles, lo mejor es abordar un problema de la Categoría 1 rápidamente, proporcionando idealmente retroalimentación dentro de las primeras 24 horas. Mientras más pronto se aborde, más fácil será corregir el rumbo y evitar que el error se convierta en un problema recurrente.

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Segunda categoría: Falta de comprensión

Los problemas de la segunda categoría son un poco más complejos. Para ellos ya existe un proceso, pero la persona no lo entiende completamente. Esto puede ocurrir por varias razones: tal vez sea alguien nuevo y aún esté aprendiendo, o tal vez su capacitación no fue tan completa como debería de haber sido. De cualquier forma, la raíz del problema es una falta de comprensión, no simplemente un error.

La solución para un problema de la Categoría 2 es sencilla: capacitación. Ya sea mediante un curso de repaso o sentándose a revisar el proceso nuevamente con el empleado, el objetivo aquí es asegurarse de que la persona comprenda completamente lo que se espera de ella. La capacitación ayuda a cerrar la brecha de conocimiento y brinda al empleado con las herramientas necesarias para tener éxito.

Si un problema de la Categoría 2 sigue ocurriendo, es una señal de que tus materiales de capacitación, o tus métodos de enseñanza, podrían necesitar una actualización. Revisa lo que estás enseñando en comparación con los resultados que estás viendo. ¿Hay lagunas en la capacitación? ¿Hay ciertas partes del proceso con las que los empleados luchan constantemente? Si es así, podría ser el momento de actualizar tu capacitación para satisfacer mejor las necesidades de tu equipo.

Cuando estés abordando un problema de la Categoría 2, intenta proporcionar retroalimentación en el transcurso de una semana. Esto te da tiempo suficiente para reevaluar y volver a capacitar mientras el empleado tiene el tema fresco en su mente. Además, considera involucrar a otros que también puedan beneficiarse de este repaso. Este enfoque proactivo puede ayudar a prevenir problemas similares con otros miembros del equipo.

Tercera categoría: Falta de proceso

Finalmente, tenemos los problemas de la tercera categoría, que ocurren cuando no existe ningún proceso. Si no hay un proceso, no puedes esperar que tu equipo sepa qué hacer. Los problemas de la Categoría 3 suelen ocurrir cuando tu empresa ha crecido o cambiado, y enfrentas nuevos desafíos que los procesos existentes simplemente no cubren. Son una clara señal de que es momento de crear o renovar algunos procesos nuevos.

Los problemas de la Categoría 3 son los más complejos porque requieren de la construcción de algo desde cero. El primer paso es evaluar la situación y definir lo que se necesita hacer. Una vez que tengas una comprensión clara del problema, puedes comenzar a crear un proceso que lo aborde. Esto podría implicar mapear los pasos, asignar responsabilidades y asegurarte de que el proceso se alinee con los objetivos generales de la organización.

Una vez que el proceso esté en su lugar, también resulta esencial capacitar a tu equipo para que sepan cómo ejecutarlo. Es posible que necesites dar talleres, proporcionar apoyo continuo y estar disponible para responder todas las preguntas que surjan.

Si un problema de la Categoría 3 sigue sucediendo, podría significar que el proceso que creaste no es del todo adecuado para las necesidades del equipo. En este caso, es posible que necesites ajustar o actualizar el proceso, o crear procesos complementarios para cubrir otras partes del negocio.

Normalmente, se necesitan de dos a cuatro semanas para evaluar adecuadamente un problema de la tercera categoría, definir y documentar la solución, y luego capacitar (y capacitar de nuevo) a los equipos que lo necesitan. Podría parecer mucho tiempo, pero vale la pena para asegurarse de que el proceso sea sólido y que tu equipo esté preparado para seguirlo a largo plazo.

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¿Por qué es importante?

Entender las tres categorías de problemas resulta crucial para una resolución de problemas efectiva en cualquier organización. No quieres que tus gerentes piensen demasiado o pierdan tiempo resolviendo problemas de la Categoría 1: estos deben de atenderse rápidamente. Por otro lado, no quieres que tus empleados se aceleren al resolver problemas de la Categoría 3, pues estos requieren de una mayor planificación y de un ejecución cuidadosa.

También es importante buscar patrones. Por ejemplo, si tienes muchos problemas de la Categoría 2, podría ser una señal de que tus métodos de capacitación necesitan una mejora. Si ves muchos problemas de la primera categoría, podría ser momento de revisar tus prácticas de contratación o brindar más apoyo a tu equipo.

Al identificar la capa del problema, puedes establecer las expectativas correctas sobre la cantidad de tiempo y esfuerzo necesarios para encontrar una solución. La próxima vez que te enfrentes a un desafío, pregúntate: ¿A qué categoría pertenece este problema? Abordarlo con este marco te ahorrará tiempo, esfuerzo y hasta algunos dolores de cabeza.