Cómo recuperar tu tiempo y enfocarte en la visión general de tu negocio Siempre puedes ganar más dinero, pero nunca puedes recuperar el tiempo perdido.

Todos tenemos tiempo y sin embargo es uno de los recursos más escasos del mundo.
El dinero va y viene en un parpadeo, pero el tiempo es la esencia de la vida. Puedes buscar más ingresos o cerrar otro trato; sin embargo, las horas en un día siempre son las mismas. Muchos empresarios terminan perdiendo su valioso tiempo en actividades que no aportan valor a su negocio, en lugar de construir una empresa de miles de millones de dólares.

Lo experimenté en carne propia: al iniciar mi negocio, respondía correos, realizaba trabajos administrativos y evaluaba opciones que no contribuían a su desarrollo. La comprensión del tiempo como un recurso fundamental me llevó a enfocarme en establecer sistemas y procedimientos que podían ayudar a recuperarlo y a construir un negocio exitoso.

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1. Recuperar tu tiempo comienza cuando integras al equipo adecuado
El activo más valioso que posees es el tiempo, y una vez perdido, no puedes recuperarlo. Si lo estás invirtiendo en actividades que no son fundamentales para tu negocio, o que no requieren de las habilidades únicas del propietario, empresario o CEO, entonces estás descuidando las cosas en las que verdaderamente necesitas enfocarte. Aquí es en donde entra en juego el equipo adecuado.

La clave está en identificar personas que no solo puedan funcionar como contrapartes fuertes de tus propias habilidades, sino que también estén dispuestas y sean capaces de asumir plena responsabilidad en ciertos aspectos de tu negocio. No es necesario controlar cada variable; cuando se tiene un equipo bien coordinado, el enfoque cambia de estar en el negocio a trabajar para el negocio.

Por ejemplo, si dedicas la mayor parte de tu tiempo a atender quejas de tus clientes, deberías dejar que alguien con buenas habilidades de comunicación se encargue de eso. Que otra persona te apoye con la contabilidad, las redes sociales y las tareas del día a día. Cuando cuentas con el equipo adecuado, ya no eres el 'cuello de botella' en el negocio, eres el capitán del barco, no el marinero que está ocupado tapando agujeros.

Consejo práctico: Haz una lista de tres actividades que consuman tu tiempo pero que no sean productivas para lograr los objetivos de tu empresa. Delega esas actividades al miembro del equipo más capacitado o contrata a alguien que pueda realizarlas. Recupera esas horas y dedícalas a la estrategia, visión o incluso a descansar, porque una mente cansada es una mente débil.

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2. Los sistemas y procesos son la columna vertebral de la expansión

Cuando el equipo se convierte en una base sólida, entran en juego los procesos y sistemas que le permiten trabajar de manera eficiente. Un negocio sin procesos es como un barco sin brújula en medio del mar, nunca llegará a la orilla. Considera esto: si te encuentras respondiendo a las mismas preguntas, resolviendo los mismos problemas o apagando incendios, tu negocio carece de los procesos adecuados para funcionar sin ti. Mientras más estandarices, más puedes crecer sin complicarte la vida ni la de tu negocio.

En este caso la automatización puede ser de gran ayuda, las tareas que te quitan tiempo pueden ser repetitivas y fácilmente gestionadas por la tecnología. Ya sea un proceso de incorporación de clientes, la gestión de prospectos o la atención a consultas básicas, contar con estos sistemas te ahorrará tiempo para dedicarlo a tareas más importantes.

Consejo práctico: mapea cada uno de los procesos dentro de tu negocio y escríbelos. ¿Dónde puedes automatizar o eliminar repeticiones? Podrías implementar aplicaciones de gestión de proyectos, respuestas automáticas para algunos correos y programas de gestión de relaciones con clientes (CRM).

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3. La tarea de $10 dólares frente a la visión de $1,000 millones de dólares

Lamentablemente, lo peor que le puede pasar a un emprendedor es perderse en los detalles. Piensas, "yo puedo hacerlo más rápido", y aunque eso podría ser cierto a corto plazo, es una actitud perjudicial. Sentarse frente a la computadora durante una hora corrigiendo un problema en el sitio web, ingresando datos o arreglando archivos parece productivo, pero no contribuye a llegar a la meta de $1,000 millones de dólares de la empresa.

¿Cuál es el costo de realizar estas tareas tú mismo? No solo se trata del factor tiempo, sino del valor del tiempo perdido que podrías invertir en procesos más significativos. Cada hora que pasas realizando tareas de $10 dólares es una hora que no estás dedicando a planificar, negociar un acuerdo o explorar nuevos mercados.

Para duplicar, triplicar, cuadruplicar o incluso aumentar aún más tu impacto, debes concentrarte en las actividades que generan mayores rendimientos. Aquí es donde se encuentran el tiempo y el dinero. Al hacerlo, dispondrás de más tiempo para concentrarte en la visión general, lo que puede tener un efecto exponencial.

Consejo práctico: Decide qué tareas son adecuadas para ti como líder del negocio y cuáles debes delegar. Si es una tarea de $10 dólares, entonces debe ser delegada. Si es una tarea de $10,000 dólares, como construir relaciones estratégicas o diversificar tu línea de productos, es ahí en donde debes poner tu atención.

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4. Implementa la regla del 10-80-10

Aquí te digo cómo funciona: como propietario del negocio, solo necesitas hacer el 10% de un proyecto, es decir, definir la dirección, visión y objetivos. Luego, delega el 80% del trabajo a tu equipo, la etapa de implementación. Al final, intervienes en el último 10% para editar y hacer comentarios. Seguir esta regla significa que eres parte del proceso de toma de decisiones y controlas la visión creativa sin microgestionar el proceso. Significa que tu equipo hace la mayor parte del trabajo mientras tú tomas las decisiones importantes.

Consejo práctico: Utiliza la regla 10-80-10 en el próximo proyecto en el que trabajes. Es recomendable establecer los objetivos y permitir que tu equipo se encargue de los detalles de cómo se lograrán, y luego darles retroalimentación.

5. Los sistemas crean libertad, no restricciones

Muchos propietarios de negocios evitan los procesos y sistemas porque piensan que sofocan la creatividad. Pero la realidad es que tener los sistemas adecuados lleva a la libertad. Cuando tu negocio no requiere que controles cada aspecto, tienes la oportunidad de innovar, pasar tiempo con tu equipo y planificar el próximo gran paso.

Consejo práctico: Crea estructuras con tus objetivos de libertad en mente. Automatiza lo repetitivo, documenta lo esencial y delega el resto. De esta manera, recuperarás horas e incluso días para trabajar en lo más importante: el futuro de tu negocio.

Siempre puedes ganar más dinero, lo que no puedes recuperar, una vez que se ha ido, es el tiempo. La clave, entonces, es contar con las personas adecuadas, buenos procesos y concentrarte en el trabajo que realmente importa. Recupera tus horas de trabajo perdido e inviértelas en construir tu sueño. Tienes tiempo, úsalo correctamente.