¿Tiene problemas para administrar el flujo de caja de la empresa? Intente utilizar este sistema de 4 cuentas. Los propietarios de pequeñas empresas a menudo supervisan todos los aspectos de su empresa, incluidas las finanzas. Este método simple ayuda a proporcionar una claridad real, lo que hace que un tema complicado sea mucho más fácil de manejar.
Por Dr. Steven Ghim
Este artículo fue traducido de nuestra edición en inglés.
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No importa cuán noble sea su misión comercial, la naturaleza del negocio significa que siempre tendrá que lidiar con el flujo de efectivo. La mayoría de las pequeñas empresas tienen una cuenta corriente que puede recibir ingresos y facturas de pago, por ejemplo, y probablemente también use algún tipo de software de contabilidad.
Pero cuando solo tiene una cuenta, las cosas pueden volverse confusas. ¿Debería su fondo de emergencia estar realmente en la misma cuenta con la que paga a los empleados, por ejemplo? Y el problema con la mayoría del software de contabilidad es que le permite ver lo que sucedió en el pasado, no cuál es el estado actual de la empresa. Necesita una forma diferente de ver y administrar sus fondos para operar bien.
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Una mejor solución de seguimiento y presupuestación
Para tener éxito en el manejo de las finanzas de su empresa, debe tener cuatro cuentas básicas.
- Cuenta de cuentas a pagar . Una cuenta corriente para la nómina y todos los fondos salientes.
- Cuenta día lluvioso. Una cuenta de ahorros para emergencias o momentos en los que sus cuentas por cobrar no son tan sólidas.
- Cuenta de ahorro con beneficios. Una cuenta que puede retener el dinero sobrante después de cubrir todos sus gastos fijos y nómina.
Cuenta de ingresos. Puede ser una cuenta corriente o de ahorros. Todas las cuentas por cobrar, ACH y servicios comerciales están vinculados a esta cuenta.
Una vez que su negocio está establecido, es fácil barrer fondos entre cuentas, especialmente desde la cuenta de ingresos a la cuenta de cuentas por pagar. La cuenta de cuentas por pagar debe tener protección contra sobregiros o un buen colchón acumulado.
Cómo utilizar el sistema de cuatro cuentas en el mundo real
El método de cuatro cuentas funciona así:
Recibe fondos en su cuenta de ingresos. Cada semana o mes, usted toma todos los fondos recibidos y automáticamente barre entre el 5 y el 10 por ciento (o cualquier porcentaje con el que se sienta cómodo) en la cuenta del día lluvioso. Por ejemplo, supongamos que su empresa recaudó $ 50 000 este mes y suponga que eligió reservar el 10 por ciento. Barrerías $ 5,000 en la cuenta del día lluvioso.
Recuerde, su cuenta de días de lluvia es una cuenta intocable. No puede tocar los fondos en la cuenta a menos que tenga una emergencia (por ejemplo, su tubería de agua se rompe y necesita repararla, hubo un aumento de energía y su servidor simplemente se apagó). Está diseñado para usarse solo cuando exista una necesidad crítica seria, o si tiene fondos suficientes, para comprar equipo nuevo con efectivo al final del año.
Entonces, ahora te quedan $ 45,000. Al ver su software de contabilidad y su cuenta de nómina, y al hablar con su CPA, puede estimar los costos de la nómina. Incluya el salario base y todos los impuestos aplicables, como FICA e impuestos estatales. Barra esa cantidad de fondos de la cuenta de ingresos a la cuenta de cuentas por pagar en su horario fijo. Puede estimar otros gastos fijos (por ejemplo, servicios públicos, préstamos) consultando su software de contabilidad y verificando el historial. Barre esos también.
Todo lo que sobra va a su cuenta de ganancias. Al final del año, puede usar la cuenta de ganancias para pagar la deuda. Si no tiene ninguna deuda, use el dinero para comprar equipos, realizar actualizaciones o reinvertir en la empresa. Trate de no aprovechar la cuenta del día lluvioso para estas actividades a menos que realmente sea necesario.
Al principio, puede parecer un desafío o una molestia hacer la contabilidad de esta manera. Pero cuando tiene las cuatro cuentas y las usa juntas continuamente durante varios meses, puede ver y rastrear fácilmente tanto las cuentas por cobrar como las cuentas por pagar en tiempo real.
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Con cuatro cuentas, tiene una vista en tiempo real de la salud financiera de su negocio
Muchas veces, los dueños de negocios harán que su CPA diga que su empresa obtuvo ganancias. La declaración común después de eso es: "¿Pero dónde está?" o "En realidad no tengo el dinero". Tener cuatro cuentas resuelve este problema al brindarle una visión real de la realidad financiera de su negocio que es simple y comprensible. Le brinda confianza al permitirle ver en cualquier momento que está administrando activamente su dinero y administrando su negocio de manera eficiente. Puede tomar decisiones, como agregar personal o actualizar en función de los hechos, no más decisiones basadas en la emoción o lo que otras personas hacen o dicen.
Y recuerde, como propietario de una pequeña empresa, el dinero es especialmente valioso. No quiere gastarlo todo y llegar a una posición en la que no pueda sobrevivir a lo inesperado o adaptarse al mercado. Permítase ver dónde está el dinero y hacia dónde se dirige. Eso es realmente lo que lo mantendrá en el asiento del conductor y le brindará a usted y a su empresa tranquilidad financiera.
