¿Es hora de decir RIP a las RFP? Las empresas tienen mejores formas de encontrar los socios adecuados.

En un mundo donde el contacto personal es importante, ¿por qué las empresas siguen utilizando un método impersonal de rellenar los espacios en blanco para encontrar los proveedores adecuados?

Las empresas que dependen de las solicitudes de propuestas (RFP) anticuadas para encontrar los proveedores en los que necesitarán confiar a diario están tomando sus decisiones en la oscuridad. La propuesta puede verse bien en el papel, pero ¿cuáles son las personalidades de quienes atenderán la cuenta? ¿Qué tipo de experiencia tienen?

¿Por qué una empresa debería confiar en un socio sin saber nada sobre su verdadero talento y experiencia? Ya es hora de dejar las RFP en el estante o eliminar su uso por completo.

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¿Por qué fallan las RFP?

Una RFP es lo que parece. Una empresa realiza una convocatoria a los proveedores, pidiéndoles que presenten propuestas comerciales para proporcionar servicios o bienes específicos. Estas propuestas de pintar por número terminan proporcionando respuestas de memoria a una lista de preguntas sencillas que a menudo ofrecen muy poca información sobre la cultura, los valores del proveedor o cómo pueden abordar las verdaderas necesidades de la empresa.

Cuando una empresa u organización sin fines de lucro utiliza una RFP, podría pensar que podría brindar información suficiente para elegir el mejor socio al mejor precio, pero no es así. Pedir a los proveedores potenciales que respondan el mismo conjunto de preguntas puede ser coherente, pero es una forma de pensar muy dentro de la caja.

El proceso no hace nada para comunicar si la cultura y los valores del proveedor son compatibles con los suyos, y obliga a los encuestados a arrinconarse, incapaces de formular propuestas individualizadas que vayan más allá de satisfacer las obvias necesidades de su empresa.

Las preguntas estandarizadas conducen a respuestas sencillas. A veces, el mejor servicio que puede brindar un proveedor es ayudar a las empresas a reconocer lo que realmente necesitan en lugar de lo que desean . Dirijo una agencia de relaciones públicas y he visto situaciones en las que las empresas pueden presentar una solicitud de propuesta para un nuevo logotipo, pero lo que realmente necesitan es publicidad positiva y una recomendación sólida sobre las iniciativas comunitarias a seguir para generar buena voluntad. No obtienen esa respuesta de una propuesta.

¿En quién confías?

Cuando se trata de seleccionar un proveedor como socio, no es algo para tomar a la ligera. Le está dando a una parte externa una influencia enorme sobre su empresa. Esto requiere mucha confianza en que está poniendo el negocio en las manos adecuadas.

Las empresas que continúan dependiendo de los RPP se están haciendo un flaco favor. El proceso no sustituye a la debida diligencia al elegir un proveedor. De hecho, muchos proveedores talentosos y calificados simplemente no responden a las solicitudes de propuestas. En mi experiencia, son una pérdida de tiempo. Prefiero relacionarme con las empresas directamente y escuchar sus luchas y desafíos para que podamos crear una estrategia personalizada que se ajuste a sus necesidades y a su presupuesto.

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Contratar a un proveedor significa entablar una relación. Debe basarse en una gran cantidad de factores que no se pueden deducir de la lectura de un documento. Una RFP generará propuestas de soluciones obvias a los problemas de los libros de texto, no proporcionará una forma de juzgar el valor que un proveedor podría agregar a su negocio.

Hay tantos factores sutiles en juego al elegir socios. Las empresas que obtienen los mejores resultados con los socios proveedores los eligen en función de culturas compatibles, un conocimiento profundo de sus industrias específicas y si sus valores fundamentales coinciden.

Una mejor manera

Para encontrar los proveedores adecuados, hable con más empresas. Evalúelos en función de su cultura y talentos y capacidades únicos. Un proveedor debe poder adaptar sus servicios para satisfacer las necesidades de su negocio. Ignorar la cuestión de la compatibilidad es un camino garantizado hacia el arrepentimiento del comprador. Cuando su empresa necesite buscar un proveedor, sea proactivo:

• Busque proveedores reconocidos con experiencia directa en su industria
• Conozca a los líderes de la empresa y familiarícese con la cultura y los valores corporativos.
• Haga su tarea entrevistando a sus clientes actuales y pasados
• Investigar y leer contenido creado por los proveedores.
• Busque los proveedores mencionados en los grupos de discusión específicos de su industria.

Las RFP pueden ser una forma tradicional para que las corporaciones busquen proveedores, pero, en mi experiencia, están lejos de ser útiles. Antes de entablar una relación con un proveedor, necesita tener una mejor idea de quiénes son y qué pueden hacer realmente por su negocio. Mire un poco más para encontrar el proveedor que realmente necesita, no solo una empresa que sea excelente para completar los espacios en blanco.