5 estrategias de automatización que toda pequeña empresa debe seguir Es hora de hacer que la automatización en tecnologías de la información (TI) trabaje a nuestro favor: optimizar procesos, mejorar la eficiencia y fomentar el crecimiento con las herramientas y estrategias adecuadas.

Las tareas repetitivas están en todas partes: generación de informes, clasificación de correos electrónicos, revisiones del sistema. A pesar de ser tan comunes, la mayoría de las empresas las encuentra desalentadoras. Aunque el 90% de las empresas reconoce los beneficios evidentes de la automatización, el 70% todavía está atrapado en la percepción de que es compleja y difícil de adoptar.

Mientras tanto, los altos directivos están bajo presión para generar resultados en medio de una inflación prolongada, interrupciones en la cadena de suministro, volatilidad del mercado y temores de una recesión. Esto los impulsa a reducir costos y aumentar la eficiencia. A pesar de todos estos desafíos, la prioridad de ofrecer mejores experiencias a clientes y empleados siempre permanece al frente.

Es hora de derribar los mitos: la automatización no es solo un lujo; es una necesidad para la productividad.

Más allá del "hype" de la automatización

La automatización no es solo una moda. Para las empresas que la han adoptado realmente, se ha convertido en un activo estratégico. Hoy, el 91% de las organizaciones tiene equipos dedicados a la automatización de TI. Incluso las PyMEs consideran que la automatización es un cambio radical.

De hecho, el 88% de los dueños de una PyME cree que la automatización les permite competir de tú a tú con jugadores más grandes. Esto les da la capacidad de escalar de manera más inteligente, responder más rápido y optimizar mejor los recursos limitados que tienen, mientras se mantienen competitivas.

La automatización no solo maneja tareas de mantenimiento rutinario como actualizaciones del sistema, copias de seguridad de datos y aprovisionamiento de usuarios. También desempeña un papel crucial en áreas donde no se pueden permitir riesgos ni errores, como la seguridad de redes, la gestión de accesos y la gestión de parches.

En estos casos, las herramientas de monitoreo en tiempo real pueden identificar riesgos potenciales o actividades inusuales en cuanto surgen, alertando a los equipos de TI antes de que los problemas menores se conviertan en mayores. Automatizar estas áreas críticas significa una mayor seguridad, menos errores humanos y una respuesta más rápida a las amenazas emergentes.

En entornos de alto riesgo, la automatización también se convierte en una aliada para el cumplimiento, creando registros listos para auditorías y adaptándose rápidamente a cambios regulatorios sin esfuerzo adicional. Para los ejecutivos, los beneficios son claros y medibles. Creen que la automatización podría aumentar la capacidad de su fuerza laboral, equivalente a añadir 2.4 millones de empleados de tiempo completo adicionales.

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5 consejos para implementar la automatización

La automatización puede transformar la manera en que trabajan las empresas, pero para que realmente funcione, es importante aplicarla de manera estratégica. Aquí hay cinco puntos clave a considerar:

1. Enfócate en áreas de alto impacto.
Automatizar una operación ineficiente solo amplificará su ineficiencia. Comienza analizando los flujos de trabajo diarios y detectando tareas repetitivas que consumen tiempo. Estas son las mejores candidatas para automatizar. Define métricas claras de éxito para asegurarte de que la automatización entregue resultados tangibles.

2. Elige plataformas que se integren fácilmente.
Las herramientas de automatización deben integrarse sin problemas con la tecnología existente. Sin embargo, el 30% de los usuarios informa que sus herramientas de automatización no se integran completamente con tecnologías en la nube y SaaS. Soluciones como las Integration Platform as a Service (iPaaS) pueden ser útiles para conectar aplicaciones diversas y sistemas locales y en la nube en un marco unificado.

3. Opta por plataformas escalables.
Elige herramientas que puedan crecer y evolucionar junto con tu empresa, agregando funciones avanzadas según sea necesario. Un enfoque modular permite comenzar con flujos de trabajo básicos y, más adelante, incorporar análisis avanzados o módulos impulsados por inteligencia artificial (IA).

4. Prioriza plataformas con seguridad integrada.
Las plataformas deben incluir medidas robustas como cifrado de extremo a extremo y verificaciones automáticas de cumplimiento. Estas características protegen datos sensibles, bloquean accesos no autorizados y aseguran el cumplimiento con regulaciones como el GDPR o HIPAA.

5. Busca flexibilidad para adaptarse a tus necesidades.
Elige plataformas que permitan configuraciones personalizadas, como rastrear cambios en el sistema o implementar flujos de trabajo específicos para tu industria, como logística en la cadena de suministro o gestión de registros de pacientes en el sector salud.

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Desbloquea el potencial de la automatización

Incluso con herramientas avanzadas, puede haber tareas que todavía no se puedan automatizar fácilmente. Aquí es donde los scripts personalizados entran en juego, permitiendo soluciones específicas para las necesidades únicas de tu empresa. Sin embargo, desplegar scripts puede ser un desafío, especialmente en términos de validación y tiempo de ejecución.

Las plataformas de Gestión Unificada de Endpoints (Unified Endpoint Management) pueden simplificar este proceso, ayudando a los administradores de TI a generar, validar y programar scripts de manera oportuna.

Con la incorporación de la IA, la automatización ha alcanzado un nivel completamente nuevo, creando oportunidades limitadas solo por la imaginación de quienes diseñan los flujos de trabajo.

Finalmente, aprovechar al máximo la automatización no se trata solo de implementar las herramientas adecuadas. Es un proceso continuo que requiere evaluación, refinamiento y mantenimiento. Igual de importante es capacitar a los empleados que trabajarán de cerca con estas herramientas para maximizar su potencial.

Al adaptar las estrategias de automatización a sus necesidades específicas, las empresas pueden alinearse con las demandas del entorno actual.