¿Empleados en desacuerdo? Usa esta estrategia centrada en las personas para mejorar su eficiencia En lugar de resistirse al cambio, los empleados deben ser parte del viaje de modernización.

Como líderes, puede ser difícil ceder el control y otorgar autonomía a nuestros equipos. Esto nos puede llevar a evitar los desacuerdos, ya sea por el deseo equivocado de tener siempre la razón o por la creencia errónea de que el conflicto perjudica el rendimiento de nuestro equipo de trabajo.

Pero cuando permito que mi personal de primera línea discrepe, salen a relucir los mejores líderes y las ideas más destacadas. Aunque esto ayuda a crear una cultura de innovación sin culpas, quiero enfocarme en cómo este enfoque también permite a las empresas identificar los procesos correctos para automatizar.

Al escuchar las ideas de los empleados, hemos implementado estrategias de automatización que han mejorado drásticamente la eficiencia y la escalabilidad de nuestro flujo de trabajo. Aunque las grandes empresas tecnológicas suelen centrarse en soluciones empresariales, las herramientas de automatización diseñadas específicamente para pequeñas empresas pueden ser transformadoras.

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Los beneficios de la eficiencia del flujo de trabajo

Mejorar la eficiencia del flujo de trabajo se hacía tradicionalmente de forma incremental, pero la tecnología disruptiva ha hecho posible una rápida optimización a través de la transformación digital. Al automatizar tareas repetitivas, las organizaciones pueden simplificar sus procesos internos y desbloquear valor al reducir errores humanos y ahorrar recursos mentales para la innovación.

Fomentar un ambiente donde se dé la bienvenida a los desacuerdos permite que los puntos problemáticos salgan a la luz desde aquellos que están más cerca del trabajo. Sin este aporte de los empleados, los esfuerzos de automatización pueden generar nuevas frustraciones en lugar de las ganancias de eficiencia previstas. Un beneficio inesperado que he presenciado, es un notable aumento en la innovación de productos y servicios. Las herramientas automatizadas liberaron a mis empleados para centrarse en iniciativas creativas vinculadas a objetivos estratégicos.

Después de darles espacio para maniobrar y hacer que sus flujos de trabajo fueran lo más eficientes posible, mis empleados nos han llevado en direcciones que nunca habría imaginado. Esta capacidad de flexibilidad puede liberar hasta el 50% del tiempo de un empleado, permitiendo a las empresas escalar operaciones y aumentar la rentabilidad sin sacrificar el equilibrio entre vida y trabajo. Por lo tanto, asegúrate de que tus empleados estén empoderados durante todo el proceso de adopción. Es lo contrario a ver a las personas como daños colaterales en las ambiciones de una empresa.

Desafíos en la adopción

Como con cualquier tecnología disruptiva, las empresas que buscan optimizar flujos de trabajo adoptando nuevas herramientas de automatización se enfrentarán con algunos desafíos. Al prever y planificar estas dificultades, las empresas estarán mejor posicionadas para superarlas.

Las personas son el alma de la empresa, y ninguna eficiencia en el flujo de trabajo puede compensar una fuerza laboral que se siente cohibida o amenazada por el cambio que están tratando de adoptar. Los líderes más exitosos son aquellos que pueden reconfigurar su fuerza laboral para adaptarse a la automatización, por lo que sugiero:

• Abre las líneas de comunicación para estar presente durante todo el proceso de modernización.
• Al optimizar los flujos de trabajo se busca mejorar la productividad de los empleados, no reemplazarla.
• Asegúrate de que conozcan los beneficios de la automatización; esto les permitirá mejorar sus habilidades o realizar movimientos laterales dentro de la empresa para ejecutar tareas de mayor valor añadido.

Otros problemas son menos humanos y más técnicos. Por ejemplo, la interoperabilidad con sistemas heredados significa que las herramientas existentes perderán parte de su utilidad cuando la nueva herramienta esté completamente implementada. Para maximizar la interoperabilidad:

• Realiza una evaluación exhaustiva de las herramientas existentes para determinar posibles problemas.
• Colabora con los ingenieros del sistema antiguo y los proveedores de las nuevas herramientas para garantizar la compatibilidad y una integración fluida.
• Desarrolla una estrategia de adopción sólida centrada en la compatibilidad.

En muchos casos, se deben tomar decisiones difíciles sobre abandonar el sistema antiguo. Esto podría significar retirar el software heredado, invertir en actualizaciones o incluso reducir temporalmente la productividad durante la transición. Involucrar a las personas en el viaje ayudará a reducir la resistencia al cambio y hará que todos sean parte de la realización de los beneficios completos de la automatización.

Consejos prácticos para la eficiencia del flujo de trabajo

En mi empresa, hemos adoptado varias tecnologías que han optimizado nuestros flujos de trabajo y han hecho que la vida laboral sea más sencilla y productiva para nuestros empleados. Incluso una automatización simple puede hacer una gran diferencia. Las firmas electrónicas, por ejemplo, han reducido el desperdicio y han permitido a los empleados firmar rápidamente un documento sin necesidad de imprimirlo, firmarlo y luego escanearlo de nuevo.

Esto nos ha permitido abrazar plenamente la digitalización completa de nuestros documentos comerciales mientras reducimos errores y mejoramos la capacidad de respuesta a los clientes. Mientras tanto, implementar un servicio de respuesta telefónica automatizado o utilizar software para la nómina y el cumplimiento de recursos humanos puede ahorrar tiempo significativo y reducir errores.

Otra tecnología emergente es la automatización de procesos inteligentes, que permite a las empresas mejorar la previsión utilizando análisis de datos. Las empresas pueden utilizar estos conocimientos para:

• Simplificar procesos manuales e identificar rápidamente procesos que podrían digitalizarse.
• Mejorar la comunicación entre departamentos, aplanar estructuras organizativas y acelerar la resolución de problemas.
• Habilitar el intercambio de datos en tiempo real entre marketing, ventas y servicio al cliente.
• Dar a los equipos de finanzas y operaciones una visión unificada del rendimiento empresarial.

Para las pequeñas empresas, es crucial encontrar soluciones de automatización que sean efectivas, asequibles y fáciles de implementar sin una inversión inicial significativa. A medida que observamos los beneficios acumulados, se hace claro que la automatización no solo optimiza tareas individuales, sino que también transforma el funcionamiento y crecimiento de toda una organización.

Escalar operaciones a través de la automatización

Aunque las tasas de adopción varían globalmente, con algunos países liderando en áreas como pagos móviles o automatización de servicios profesionales, la tendencia hacia una mayor automatización para pequeñas empresas es universal y se está acelerando. Las nuevas herramientas permiten a las empresas gestionar más trabajo sin necesidad de contratar más personal. En otras palabras, con la tecnología moderna, las empresas pueden hacer más con lo mismo.

Al mismo tiempo, la adopción puede crear una fuerza laboral más feliz, saludable y productiva, y las personas seguirán siendo competitivas, incluso cuando el cambio sea rápido e inesperado. En última instancia, una adopción razonable brindará más valor al cliente, por lo que debería estar en el radar de todos los líderes empresariales.