5 რამ, რაც პირად და დისტანციურ შეხვედრებს შორის არსებულ ბარიერებს ამსხვრევს
Opinions expressed by Entrepreneur contributors are their own.
You're reading Entrepreneur Georgia, an international franchise of Entrepreneur Media.
ჰიბრიდული შეხვედრები, სწორი ტექნოლოგიების გამოყენებით, რეალური და ვირტუალური სამყაროებიდან საუკეთესო გამოცდილების მიღების უალტერნატივო გზად იქცა. ამ მიდგომით, ვსარგებლობთ პირადი შეხვედრების უპირატესობებით, როგორიცაა არავერბალური კომუნიკაცია და სპონტანური თანამშრომლობა, და მასთან ერთად, დისტანციური შეხვედრების მოქნილობითა და ეკონომიკური ეფექტიანობით.
მაგრამ ჰიბრიდული შეხვედრების დადებითი ასპექტებით რომ ვისარგებლოთ, ჩვენს ინტუიციასა და რეაქციებს უნდა გადავხედოთ და დავფიქრდეთ, თუ როგორ ვატარებთ შეხვედრებს და ხარისხიან აუდიო-ვიდეოტექნოლოგიებში დავაბანდოთ ინვესტიცია, შეხვედრების ახალი ნორმები შევიმუშაოთ და მონაწილეები მოვამზადოთ ამ ტექნოლოგიის გამოყენებასა და ამ ნორმების დაცვაში. სხვაგვარად, შესაძლოა ჰიბრიდული შეხვედრები არცთუ სასიამოვნო აღმოჩნდეს პირადი და განსაკუთრებით დისტანციური შეხვედრების დამსწრეებისთვის. ამაში თავად დავრწმუნდი, როდესაც 21 ორგანიზაციას ჩავუტარე კონსულტაცია, ჰიბრიდული სამუშაო ღონისძიებების განხორციელების თაობაზე.
რამდენად მნიშვნელოვანია შეხვედრებისთვის საუკეთესო აუდიო-ვიდეოტექნოლოგიები
წარმატებული ჰიბრიდული შეხვედრის ერთ-ერთი ყველაზე მნიშვნელოვანი ელემენტია ხარისხიანი აუდიო და ვიდეოტექნოლოგიები, რომლებიც ყველა მონაწილეს აძლევს ერთმანეთის ნათლად დანახვისა და მოსმენის საშუალებას.
საკონფერენციო დარბაზების უმრავლესობა გრძელი და ვიწროა, კამერები კი, როგორც წესი, მაგიდის ერთ ბოლოშია დამონტაჟებული ისე, რომ ვინც შორს ზის, შეიძლება ადვილად არ გამოჩნდეს ვიდეოზე. ეს დისტანციურ დამსწრეებს უქმნის პრობლემას, რადგან ისინი ნათლად ვერ ხედავენ დარბაზში მყოფთა სხეულის ენას და ჟესტებს. ანალოგიურად, დისტანციურ დამსწრეებს უნდა შეეძლოთ ყველას მოუსმინონ, ვინც ოთახშია, მაგრამ ტიპური შეხვედრების ვიწრო დარბაზები არ არის მოწყობილი ისე, რომ თითოეული მონაწილის ხმა კარგად ისმოდეს, მხოლოდ მაგიდის თავში მყოფთა ხმა ისმის გარკვევით.
დისტანციური მონაწილეები ნებისმიერ დროს უნდა ხედავდნენ ადამიანს, რომელიც საუბრობს. ამისთვის საჭიროა კამერა, რომელიც თვალს ადევნებს და მასზეა ფოკუსირებული, ვინც ამ დროს საუბრობს. მეორე კამერაცაა საჭირო, რომელიც მთელ ოთახს აჩვენებს, რომ მათი კოლეგების არავერბალური ნიშნების შემჩნევა შეძლონ. შეხვედრის მიზანი არ არის მომხსენებლის მხრიდან უბრალოდ ცალმხრივი კომუნიკაცია. აუცილებელია დაკვირვება, რა რეაქცია აქვთ შეხვედრის მონაწილეებს მომხსენებლის გამოსვლაზე. დაბოლოს, მესამე კამერაც აუცილებელია, რომელიც PowerPoint-ს და/ან დაფას აჩვენებს.
შეხვედრის დამსწრეებს, თავის მხრივ, დისტანციური დამსწრეების ნათლად დანახვა უნდა შეეძლოთ, რაც იმას ნიშნავს, რომ იდეალურ შემთხვევაში, ისინი მაგიდის ერთ მხარეს უნდა ისხდნენ, მეორე მხარეს კი, დიდი საკონფერენციო ოთახის ეკრანი უნდა ჩანდეს დისტანციურ დამსწრეებთან ერთად. ამ შემთხვევაში დამსწრეების ყურადღება ერთმანეთზე კი არა, სრულიად ბუნებრივად გადადის დისტანციურ მონაწილეებზე.
დისტანციურ მონაწილეთა განსაკუთრებული ხელშეწყობა
წარმატებული ჰიბრიდული შეხვედრების კიდევ ერთი მნიშვნელოვანი ფაქტორია ცალკე კოორდინატორი დისტანციური მონაწილეებისთვის. ტრადიციულად, გუნდის ლიდერები ასრულებენ შეხვედრის კოორდინატორების როლს, ისინი მართავენ შეხვედრას, დღის წესრიგსაც ისინი ადევნებენ თვალყურს და ამავე დროს, შეხვედრის მონაწილეებიც არიან.
ამის ნაცვლად, გუნდის ლიდერმა დისტანციურ კოორდინატორად შეხვედრის უშუალო დამსწრე უნდა დანიშნოს. ამ პიროვნების როლია, დისტანციური დამსწრეების სრულად მონაწილეობის გარანტირება შეხვედრაში და ისიც, რომ მათი წვლილი მოსმენილ და აღიარებულ იქნას. მათ ასევე უნდა შეეძლოთ დახმარება ნებისმიერი შესაძლო ტექნიკური პრობლემის მართვაში. დისტანციურმა კოორდინატორმა დისტანციური დამსწრეების გამოხმაურება და მოსაზრებები უნდა მოითხოვოს და საჭიროების შემთხვევაში მათი სახელითაც გამოვიდეს. ასევე, მათ ხმამაღლა უნდა წაიკითხონ ვიდეოკონფერენციის დამსწრეთა ჩატები, რომლებიც დისტანციურ კოორდინატორს აზრის დაფიქსირებას სთხოვენ მათი სახელით.
საკუთარი თავის გამოხატვა ე.წ. ემოჯით ან ჩატით
დისტანციურმა დამსწრეებმა დისტანციურ კოორდინატორთან უნდა ითანამშრომლონ, ამ უკანასკნელმა მათი მოსაზრებები უნდა დაიცვას და მათ სრულფასოვანი მონაწილეობის საშუალება უნდა მისცეს ჰიბრიდულ შეხვედრებში. თავიანთი რეაქცია გამომსვლელთა ნათქვამზე ემოჯით ან ჩატით უნდა გამოხატონ.
პრობლემაა ის, რომ თქვენ ვერ ხედავთ დისტანციური მონაწილეების რეაქციას გამომსვლელის სიტყვებზე, ამიტომ დისტანციური მონაწილეები მეტად უნდა დაუკვირდნენ თავიანთ პასუხებს. საბედნიეროდ, ემოჯი და ჩატი არსებობს და ამიტომ ისინი გამომსვლელს სიტყვას არ შეაწყვეტინებენ და არც საუბარს შეაფერხებენ. ამ ფუნქციების გამოყენება ბევრად ადვილია, განსაკუთრებით ინტროვერტი მონაწილეებისთვის, რადგან უფრო მეტად აძლევს შესაძლებლობას ჰიბრიდულ შეხვედრებში დისტანციურ მონაწილეებად გამოავლინონ თავი.
და რადგან ოთახში დისტანციური კოორდინატორია, ეს იმას ნიშნავს, რომ არსებობს პიროვნება, რომლის მოვალეობაა დარწმუნდეს, რომ დისტანციური მონაწილეები უსმენენ გამომსვლელებს. მას შეუძლია მომხსენებელს გამოსვლა შეაწყვეტინოს მათი სახელით. მაგალითად, დისტანციურმა მონაწილემ შეიძლება მიუთითოს, რომ მას შეკითხვა აქვს ან მისი კომენტარია ჩატში. ეს რომ ოთახში ყოფილიყო, მომხსენებელი დაინახავდა, რომ ვიღაცას შუბლი ჰქონდა შეჭმუხნილი ან დაბნეული ჩანდა. მაგრამ ამ ემოციებს ადვილად ვერავინ დაინახავს დისტანციური მონაწილეების სახეზე. თუმცა, დისტანციურ კოორდინატორს დისტანციური დამსწრეების სახელით შეუძლია ჩარევა და სიცხადის შეტანა, რომ დაბნეულობა აღარ იყოს. ამასთან მან თვალყური უნდა ადევნოს, რომ დისტანციურ მონაწილეებს შეუძლიათ თავიანთი წვლილის შეტანა მსჯელობაში.
ქცევის ნორმები შეხვედრებზე უშუალო დამსწრეთათვის
შეხვედრების უშუალო მონაწილეებმა დისტანციურ დამსწრეებს უნდა მიაქციონ ყურადღება და დისკუსიაში მათ ჩართვაზე იზრუნონ. ეს შესაძლებელია შეხვედრაზე შესვლით ლეპტოპებით ან ტელეფონებით, და დისტანციური დამსწრეების პასუხების თვალყურის დევნებით ჩატის ან ემოჯის საშუალებით. მათ შეუძლიათ მონაწილეობა მიიღონ საუბარში, თუ შეხვედრაზე შევლენ და იმაზეც იზრუნებენ, რომ არ გამორჩეთ ძვირფასი ქვეტექსტი ჩატში.
ანალოგიურად, პირადმა დამსწრეებმა უნდა დაძლიონ თავიანთი ინტუიციური და სრულიად ბუნებრივი ცდუნება, არ უნდა მიანიჭონ უპირატესობა უშუალო დამსწრეებს. მათ განსაკუთრებული ყურადღება დისტანციურ მონაწილეებს უნდა მიაქციონ და სხვებიც წაახალისონ, იგივე გააკეთონ. სწორედ ამიტომ არის მოსახერხებელი დისტანციურ დამსწრეთა პირისპირ ჯდომა და არა იმ იმ კოლეგების პირისპირ, რომლებიც დარბაზში თქვენთან ერთად სხედან.
შეხვედრის მონაწილეთა მომზადება
დადგენილი ნორმების შესაცვლელად და მიკერძოების გასაქრობად, როგორც უშუალო, ისე დისტანციური შეხვედრის კოორდინატორებისა და დამსწრეთა მომზადებაა საჭირო. ახალი ნორმები თავიდან ხელოვნური და არასასიამოვნო მოგეჩვენებათ, ვინაიდან ყველას მოუწევს თავისი არასწორი ინტუიციის გადახედვა, მაგრამ ეს შეუწყობს ხელს ნებისმიერმა მაქსიმალური მონაწილეობა მიიღოს შეხვედრაში და ტიპური ჰიბრიდული შეხვედრების პრობლემები მოაგვაროს. ტრენინგზე პრაქტიკაც უნდა იყოს და როლური თამაშებიც, რაც საწყისი დისკომფორტის დაძლევაში და ახალ ნორმებთან მორგებაში ნებისმიერს დაეხმარება.
აუცილებელი მომზადება გამოხმაურების სისტემების აწყობასაც გულისხმობს, რათა პროგრესი უწყვეტი იყოს. ამრიგად, როდესაც გუნდები იწყებენ შეხვედრისას ქცევის ახალ ნორმებში გარკვევას, მათ უნდა შეაფასონ და გამოხმაურება მიიღონ, როგორი ხარისხის იყო ჰიბრიდული შეხვედრა მისი როგორც უშუალო, ისე განსაკუთრებით დისტანციური დამსწრეების აზრით. ამ დროს შეხვედრის სხვადასხვა ასპექტზე უნდა სთხოვოთ მონაწილეებს აზრის გამოთქმა, ზოგადად როგორ შეაფასებენ შეხვედრას, რამდენად კარგად შეძლეს სხვების მოსმენა და დანახვა, რამდენად კარგად გაიგეს და დაინახეს ისინი სხვებმა, რამდენად შეძლეს მონაწილეობის მიღება შეხვედრაში და მასზე გავლენის მოხდენა, რამდენად კარგად მოერგნენ უშუალო მონაწილეები დისტანციურებს, რამდენად ეფექტიანად ურთიერთობდა კოორდინატორი დისტანციურ მონაწილეებთან, რამდენად ეფექტიანად გამოიყენებოდა ისეთი ფუნქციები, როგორებიცაა ჩატი და ემოჯი, რა შეიძლებოდა უკეთ გაკეთებულიყო და ასევე, მასთან დაკავშირებული შეკითხვები. შეხვედრის კოორდინატორს განსაკუთრებით აქტიურად უნდა მიაწოდოთ თქვენი აზრი, მათ შორის ჩანაწერებსაც უყუროთ მწვრთნელთან ერთად, რომელსაც კონკრეტულ მომენტებზე შეუძლია მითითება, როდესაც კოორდინატორი კარგად მუშაობდა. ასევე სხვა სფეროებზე, სადაც მათ შესაძლოა გაუმჯობესება დასჭირდეს.
გლებ ციპურსკი
ENTREPRENEUR-ის ლიდერთა ქსელის VIP
აღმასრულებელი დირექტორი კომპანიისა "ექსპერტები კატასტროფების თავიდან აცილების საკითხებში"
დოქტორი გლებ ციპურსკი, კომპანიის "ექსპერტები კატასტროფების თავიდან აცილების საკითხებში" აღმასრულებელი დირექტორი და ქცევის შემსწავლელი მეცნიერია, რომელიც აღმასრულებლებს ეხმარება ყველაზე გონივრული გადაწყვეტილებების მიღებაში და მომავლის რისკის მართვაში. ის ავტორია ბესტსელერისა "ნურასოდეს მიენდობი ინტუიციას", "ბრმა ზონები ჩვენ შორის" და "ჰიბრიდული და დისტანციური გუნდების მართვა".
