უთხარით არა დაკარგულ საათებს: დროის ეფექტიანად მართვა და შეხვედრების მენეჯმენტი კალენდრით
By Howie Jones
Opinions expressed by Entrepreneur contributors are their own.
You're reading Entrepreneur Georgia, an international franchise of Entrepreneur Media.
შეხვედრები ხელს უწყობს თანამშრომლობის გაღრმავებას, ამარტივებს გადაწყვეტილების მიღებას და სტრატეგიის განვითარებას, რაც ბიზნესის პროცესებისთვის აუცილებელია. თუმცა ისინი შეიძლება იყოს დროის ფლანგვაც. სტატისტიკის თანახმად, ყოველ წელს საშუალოდ 24 მილიარდი საათი იკარგება არაეფექტიან შეხვედრებზე. ეს კი ყველაფერზე უარყოფითად აისახება.
როგორც Basecamp-ის დამფუძნებელი, ჯეისონ ფრიდი ამბობს: "შეხვედრები უნდა იყოს როგორც მარილი - მას ფრთხილად ვამატებთ კერძში და ვცდილობთ, არასდროს გადავამლაშოთ. ზედმეტად ბევრი მარილი ანადგურებს კერძს, ხოლო ზედმეტად ბევრი შეხვედრა ანგრევს მოტივაციას".
სხვა სიტყვებით რომ ვთქვათ, თუ შეხვედრებზე უფრო მეტ დროს ატარებთ, ვიდრე რეალურ სამუშაოს აკეთებთ, დროა გააკონტროლოთ თქვენი განრიგი. როგორ? განვიხილოთ, როგორ შეგიძლიათ შეამციროთ არასაჭირო შეხვედრები და დრო აუცილებელ შეხვედრებს დაუთმოთ.
1. განახორციელეთ კალენდრის აუდიტი
რას არის პირველი ნაბიჯი არასაჭირო შეხვედრების შემცირებისთვის? იმის ცოდნა, თუ რაში იყენებთ დროს. ამისთვის შეამოწმეთ თქვენი კალენდარი, რათა ნახოთ, რომელ შეხვედრებს ესწრებოდით ბოლო რამდენიმე კვირის ან თვის განმავლობაში. როდესაც ამას აკეთებთ, შეიძლება საკუთარ თავს დაუსვათ შემდეგი კითხვები:
- იყო თუ არა აუცილებელი შეხვედრები? შეადგინეთ სია იმ შეხვედრებისა, რომლებიც აუცილებელია გადაწყვეტილების მისაღებად, თანამშრომლობისთვის ან პროგრესისთვის.
- შესაძლებელი იყო შეხვედრების გაუქმება? თუ შეხვედრა არ შეიცავდა ახალ ინფორმაციას, შეიძლებოდა ყოფილიყო ელექტრონული ფოსტით გადაგზავნილი, მომავლისთვის უმჯობესია ის გააუქმოთ.
- შესაძლებელია ამ შეხვედრების შემოკლება? ზოგჯერ აუცილებელი შეხვედრები შეიძლება იყოს უფრო ეფექტიანი. გამოავლინეთ ის, რომელთაც ძალიან დიდი დრო დასჭირდა.
კალენდრის ანალიზი მოგცემთ ინფორმაციას, სად მიდის თქვენი დრო და რომელი შეხვედრები ფლანგავს მას. საბედნიეროდ, ისეთი ხელსაწყოები, როგორიცაა Calendar-ი, აღჭურვილია ანალიტიკის ფუნქციებით, რომლებიც ამ სამუშაოს გიადვილებენ.
2. გადაალაგეთ პრიორიტეტები
თქვენი კალენდრის ეფექტიანად მართვა შესაძლებელია მხოლოდ იმ შემთხვევაში, თუ იცით თქვენი პრიორიტეტები. რომელია ყველაზე მნიშვნელოვანი ამოცანები და მიზნები? გჭირდებათ რაიმეს შესრულება ყოველ კვირას, თვეს ან კვარტალში? პრიორიტეტების გააზრებით შეგიძლიათ განსაზღვროთ, რომელი შეხვედრები შეესაბამება ამ მიზნებს და რომელი არა.
დაუთმეთ დრო თქვენს ყველაზე მნიშვნელოვან ამოცანებს და აღნიშნეთ ის კალენდარში. მაგალითად, გამოაჩინეთ დრო ეფექტიანი მუშაობისთვის, პროექტის დაგეგმვისთვის ან სტრატეგიის განსასაზღვრად. თუ თქვენი ყველაზე მნიშვნელოვანი ამოცანები პრიორიტეტულია, ნაკლებად ექმნება შანსი, არასაჭირო შეხვედრებით გადაიფაროს.
3. იქონიეთ "შეხვედრების გარეშე" დღე
ყოველ კვირას შეარჩიეთ "შეხვედრების გარეშე" დღე არასაჭირო შეხვედრების შესამცირებლად. ამ დღეს თქვენ არ დანიშნავთ ან არ დაესწრებით არანაირ შეხვედრას, რაც გაძლევთ შეუფერხებელ დროს თქვენს ყველაზე მნიშვნელოვან ამოცანებზე კონცენტრაციისთვის. ადამიანებს ხშირად უყვართ შუა კვირაში "შეხვედრების გარეშე" დღე, რადგან ეს აძლევს მათ საშუალებას, შუა კვირაში ამოისუნთქონ და დააკვირდნენ, რა ამოცანები რჩება გადაუწყვეტელი, რას სჭირდება მეტი ყურადღება.
4. განსაზღვრეთ შეხვედრების ჩასანიშნად კრიტერიუმები
ყველა საუბარი არ უნდა იყოს შეხვედრა. შესაბამისად, თქვენ უნდა დაადგინოთ მკაფიო კრიტერიუმები იმისთვის, თუ რა შეიძლებას იქცეს შეხვედრად. კრიტერიუმები შეიძლება მოიცავდეს:
- არის რაიმე გადაწყვეტილებები ან პრობლემები, რომლებიც ამ შეხვედრის განმავლობაში უნდა მოგვარდეს?
- შესაძლებელია ინფორმაციის გაზიარება ელექტრონული ფოსტით, ტელეფონით ან რაიმე სხვა უფრო მარტივი საშუალებით?
- აუცილებელია ეს შეხვედრა ცალკე ჩაინიშნოთ, თუ შეიძლება საკითხის განხილვას დაელოდოთ შემდეგ დაგეგმილ შეხვედრამდე?
- ვინ უნდა იყოს შეხვედრაზე? მცირე რაოდენობის მონაწილეები უფრო ეფექტიანს გახდიან მას.
თუ შეხვედრა არ შეესაბამება ამ კრიტერიუმებს, იფიქრეთ ალტერნატიულ მიდგომებზე, რომ მიიღოთ იგივე შედეგები შეხვედრის გარეშე.
5. გამოიყენეთ "ორი პიცის" წესი
Amazon-ის დამფუძნებელმა, ჯეფ ბეზოსმა "ორი პიცის" წესი შემოიღო, რომელიც გულისხმობს, შეხვედრები არ უნდა იყოს იმხელა, რომ ორმა პიცამ ვერ დააკმაყოფილოს დამსწრეები.
ამის განსახორციელებლად, როდესაც შეხვედრებს ათანხმებთ, დაპატიჟეთ მხოლოდ ისინი, ვინც აუცილებლად საჭიროა. ამით თქვენ არა მხოლოდ შეამცირებთ არასაჭირო შეხვედრებს, არამედ უფრო ეფექტიანსა და შედეგობრივს გახდით იმ შეხვედრებს, რომლებსაც მართავთ.
6. განსაზღვრეთ მკაფიო დღის წესრიგი და მიზნები
შეხვედრები არაეფექტიანი და არასაჭირო ხდება, როცა მიზნები და დღის წესრიგი გაურკვეველია. კარგი შეხვედრისთვის უმნიშვნელოვანესია მიზნების განსაზღვრა და დღის წესრიგის გააზრება.
როდესაც შეხვედრას ათანხმებთ ან ესწრებით, დარწმუნდით, რომ დღის წესრიგი მოიცავს იმას, რაც უნდა განიხილოთ, რატომ და რა გსურთ მიიღოთ.
გარდა ამისა, დღის წესრიგი წინასწარ გაავრცელეთ, რათა ყველამ იცოდეს, რას უნდა ელოდოს. ასევე, როდესაც შეხვედრას არ გააჩნია მკაფიო დღის წესრიგი ან მიზანი, დაუსვით კითხვა, საჭიროა თუ არა მისი ჩატარება.
გარდა ამისა, შეხვედრის შემდეგ ყველა მონაწილეს გადაეცით მოკლე მიმოხილვა, რაც მოიცავს შემდეგ ნაბიჯებსა და ვადებს. ასევე, შეინარჩუნეთ კომუნიკაცია გუნდის წევრებთან, რათა უზრუნველყოთ, რომ ვალდებულებები სრულდება.
7. აკონტროლეთ შეხვედრების ხანგრძლივობა
ზოგჯერ შეხვედრები არ საჭიროებს წინასწარ დადგენილ დროს, ამიტომ ისინი იწელება. ეს არის "პარკინსონის კანონი". მიუხედავად იმისა, რომ დღის წესრიგი შეიძლება იყოს 30 წუთში მოსწრებადი, ერთსაათიანი შეხვედრა შეიძლება გაგრძელდეს მთელ საათს, თუ გრაფიკში ასეა გაწერილი.
ამის თავიდან აცილება შეგიძლიათ შეხვედრების ხანგრძლივობის შეზღუდვით. სტანდარტული ერთსაათიანი შეხვედრის ნაცვლად, რატომ არ დანიშნავთ 15- ან 30-წუთიან შეხვედრას? შეინარჩუნეთ კონცენტრაცია და დარჩით თემაზე შეხვედრის დროს და არ მოგერიდოთ მისი დასრულება ნაადრევად, თუ დღის წესრიგი შესრულებულია.
8. გამოიყენეთ ასინქრონული კომუნიკაციის ინტრუმენტები
დღევანდელ ციფრულ სამყაროში უამრავი ინსტრუმენტია, რომელიც უზრუნველყოფს ასინქრონულ კომუნიკაციას. სწორედ ასინქრონული კომუნიკაციაა იმეილით სარგებლობა, სხვადასხვა სოციალურ პლატფორმაზე საუბარი - როცა თქვენ აწვდით ინფორმაციას და ადრესატი აუცილებლად იმ დროსვე არ გიბრუნებთ პასუხს.
იფიქრეთ ასინქრონული კომუნიკაციის შესაძლებლობაზე, სანამ შეხვედრას დანიშნავთ. მართლაც - იქნებ მთელი შეხვედრა ერთი იმეილით გვარდება?
9. მიეცით თანამშრომლებს ავტონომია, თავადაც თქვან უარი არასაჭირო შეხვედრებზე
ბევრი ადამიანი ვალდებულად გრძნობს თავს, დაესწროს შეხვედრებს - თუნდაც მათთვის ეს არ იყოს აქტუალური. შედეგად, არაეფექტიანი შეხვედრების შემცირება რთულია. ამისგან თავიდან ასაცილებლად ნუ დაავალდებულებთ გუნდს ისეთ შეხვედრებზე დასწრებას, რომლებიც მათ პრიორიტეტებთან შეუსაბამოა.
გარდა ამისა, წაახალისეთ გარემო, სადაც შესაძლებელია შეხვედრის აუცილებლობის განხილვა და სხვა ალტერნატივების შეთავაზება. შედეგად, შეხვედრები უფრო გააზრებულად ჩაინიშნება, რაც ტვირთსაც შეამცირებს.
10. გაითვალისწინეთ სასაათო სარტყლები და დროში სხვაობა
გახსოვდეთ თანამშრომლების სამუშაო საათები, როდესაც შეხვედრებს გეგმავთ სხვადასხვა დროის სარტყლიდან. ასევე, მნიშვნელოვანია, რომ არ დაგეგმოთ შეხვედრები ძალიან ადრე ან ძალიან გვიან. საბედნიეროდ, შეგიძლიათ გამოიყენოთ ისეთი ხელსაწყოები, როგორიცაა Google Calendar-ი, რომ ვიზუალურადაც მართოთ დროის სარტყელები.
გამოიყენეთ ეს ხელსაწყოები, რათა იპოვოთ სამუშაოს საერთო დრო და შესთავაზოთ საუკეთესო პერიოდი შეხვედრისთვის. გარდა ამისა, საერთო კალენდრების შექმნა დაეხმარება ყველას ინფორმირებულობას.
11. პატივი ეცით სხვის დროს
პუნქტუალობა განსაზღვრავს პროდუქტიული შეხვედრის ტონს. ამ გზით ყველა დღის წესრიგის პუნქტი დაცულია და არ ხდება გადაფარვები. გარდა ამისა, შეხვედრის დროული დაწყება და დამთავრება აყალიბებს პროფესიონალიზმის კულტურას და პატივს სცემს ყველას გრაფიკს.
გახსოვდეთ შემდეგი:
- ყველას პატივისცემის ნიშნად, შეხვედრა დაიწყეთ დროულად.
- შეხვედრის დრო არ გადატვირთოთ და კარგად მოუსმინეთ სხვებსაც.
-დაამთავრეთ დროზე. შეხვედრის დასრულების შემდეგ არ გააგრძელოთ სხვა თემაზე საუბარი. მადლობა გადაუხადეთ ყველას და დაემშვიდობეთ.
12. გამოიყენეთ ციფრული კალენდრის ფუნქციები
იცით თუ არა, რომ თქვენს Google კალენდარს უამრავი ფუნქცია გააჩნია? მაგალითად, თქვენ არასოდეს დაგავიწყდებათ რეგულარული შეხვედრები, როდესაც შესაბამის ფუნქციებს ჩართავთ. გარდა ამისა, ფერებით კოდირება დაგეხმარებათ სხვადასხვა ვალდებულების დიფერენცირებასა და ამოცანების პრიორიტეტიზაციაში.
ასევე, კალენდრის შეხსენებები გეხმარებათ მომავალი შეხვედრების დროულ გატესტვასა და შესაბამისად ორგანიზებაში.
13. შეხვედრების დროული დაგეგმვა
შეხვედრის წარმატებისთვის აუცილებელია მისი დროული დაგეგმვა. Google-ის ანგარიშის მიხედვით, პროფესიონალების უმეტესობა (70%) ამჯობინებს შეხვედრებს დილის 8-დან 12 საათამდე. შედარებით უფრო ნაკლებად ნიშნავენ შეხვედრებს შუადღის სესიებში (12-დან 5 საათამდე), თუმცა 19% მაინც ირჩევს.
14. გახადეთ მუშაობა პრიორიტეტი
შეხვედრები ხშირად არღვევს გუნდის კონცენტრაციას და მნიშვნელოვანი ამოცანები თითქოს დღის წესრიგში ჩაგვეკარგება ხოლმე. თუ ასეა, დროის ე.წ. ბლოკირება დაეხმარება თქვენს გუნდს. ეს ნიშნავს, რომ ყოველდღიურად გამოყოფთ დროს, როცა მთელი გუნდი მაქსიმალურად მხოლოდ საქმეზეა ორიენტირებული და არავინ შეხვედრებს არ მართავს - შესაბამისად, ვიღებთ პროდუქტიულობის ზრდასა და უკეთეს შედეგებს.
15. დანერგეთ ამ ყველაფრის გადახედვის კულტურა
ერთი და იგივე პრობლემები დროთა განმავლობაში, მოგვარების მიუხედავად, შეიძლება ისევ წარმოიშვას. ამიტომაც, მუდმივად იყავით ორიენტირებული ზემოხსენებული საკითხების დროდადრო გადახედვაზე.
მიუხედავად იმისა, რომ შეხვედრები საჭიროა და ამას არავინ უარყოფს, ყველა შეხვედრა არ არის აუცილებელი. სტრატეგიული მიდგომით თქვენი კალენდარი დაგეხმარებათ უკან დაიბრუნოთ მნიშვნელოვანი დრო.
